In Gestione aziendale

Le piattaforme di Collaboration integrate da Semplisio: focus su Webex Teams

Per garantire ai team di lavoro un’agilità ed un’efficacia tale da mantenere elevato il livello della produttività, è indispensabile che gli strumenti di comunicazione e di collaborazione siano adeguati alle necessità e che, per mezzo della loro semplicità di utilizzo, siano in grado di facilitare la collaborazione tra le persone in qualsiasi contesto. Fondamentale è, inoltre, che siano perfettamente integrati con le altre piattaforme usate in azienda. In questo senso di sviluppa l’apporto di Semplisio.

L’emergenza Covid-19 ha portato aziende e lavoratori a rivedere le modalità di lavoro, facendo decollare lo smart working. In questo periodo, milioni di lavoratori dei più diversi settori hanno quindi dovuto prendere confidenza con piattaforme di collaboration per fare riunioni a distanza, seguire corsi, condividere risultati, organizzare il lavoro, definire e condividere le tempistiche dei progetti, restare in contatto con i clienti e molto altro. 

Ma quali sono i principali strumenti per PC e smartphone per fare riunioni a distanza, videoconferenze e  webinar con il proprio team, o con centinaia di persone collegate?

Principalmente, queste piattaforme pensate per lo smart working permettono di:

  • Collegarsi a distanza
  • Chattare
  • Condividere il proprio schermo o una sola finestra
  • Inviare documenti
  • Avviare una registrazione audio e video per poterla condividere.

Quasi tutte prevedono un piano gratuito, con funzionalità base e servizi premium più avanzati a pagamento. Utilizzarle è abbastanza semplice, basta avere una buona connessione internet e una webcam, che oggi è solitamente già integrata in tutti i modelli di PC e smartphone.

 

Che cosa sono le piattaforme di Collaboration

 

Nel senso più ampio del termine, i software di collaborazione (collaboration tools o piattaforme di collaboration) sono applicazioni e strumenti cloud per gestire progetti, task, comunicazioni e condivisione di documenti aziendali nel gruppo di lavoro, comprendendo diverse funzioni, che aiutano i dipendenti a lavorare insieme anche se si trovano in luoghi diversi. 

Questa collaborazione può essere focalizzata su un particolare task, o estendersi alle attività quotidiane dell’impresa, può riguardare solo i dipendenti, oppure coinvolgere anche eventuale personale esterno all’azienda. Si tratta quindi di una categoria molto ampia di soluzioni: anche un semplice programma per la gestione delle agende condivise è uno strumento di collaboration, sebbene non sia a soluzioni così limitate che si pensa quando si cita il termine.

Le piattaforme di collaboration si possono dividere in due macro-ambiti che, peraltro, sono sempre più in sovrapposizione: la collaborazione in tempo reale e quello che in passato andava sotto la denominazione di groupware, ossia strumenti software che facilitano lo svolgimento di attività comuni ma asincrone.

Oggi di solito si pretende che una piattaforma di collaboration copra entrambi gli ambiti, permettendo la condivisione delle informazioni e anche, appunto, la comunicazione in tempo reale. Parallelamente, molti strumenti di produttività personale, hanno aggiunto alla loro dotazione funzioni per la collaborazione tra colleghi: di fatto, qualsiasi piattaforma, anche consumer, di storage cloud, permette di condividere file tra più persone.

La differenza tra queste funzioni sporadiche ed una piattaforma vera e propria di collaboration, sta soprattutto nella completezza delle funzioni offerte, e nelle possibilità di controllo centralizzato delle sessioni di collaborazione. 

Questo, in particolare, è un elemento sempre più critico, perché la condivisione delle informazioni e dei documenti è la base della collaboration, ma deve essere rapportata alle esigenze di confidenzialità e protezione delle informazioni aziendali.

Lo scopo principale delle piattaforme di collaboration è aumentare la produttività di un gruppo di lavoro, ottimizzando ed automatizzando alcune funzioni:

  • Tenere traccia dell’andamento di singoli task
  • Inviare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei task agli interessati
  • Gestire flussi di operazioni in cascata
  • Offrire spazi virtuali comuni in cui condividere documenti
  • Abilitare forme di discussione online tenendone traccia

Le soluzioni di questo tipo sono sempre più spesso offerte in cloud, in modo da essere sempre raggiungibili con vari tipi di dispositivi (PC, smartphone, tablet) e da qualsiasi luogo, ma possono anche essere ospitate sui server aziendali per avere un maggiore controllo sulla gestione dei documenti. Esistono anche piattaforme ibride, in cui parte delle attività sono svolte in cloud, ma i documenti più critici non escono dalla rete aziendale.

 

Le nuove integrazioni di Semplisio: Webex Teams

I software di collaborazione di tipo Enterprise stanno trasformando il modo in cui i singoli utenti e i gruppi di lavoro comunicano tra loro. Tra le piattaforme di Collaboration, di recente incluse nella rosadelle integrazioni di Semplisio, c’è Webex Teams, la app di Cisco, di cui HQuadro è partner, appositamente ideata per il continous teamwork, che sta conoscendo una massiva diffusione grazie all’impennata della modalità smart working tra 2020 e 2021.

Cisco è da anni leader tecnologico per le video e web conference, anche per via delle altrettanto elevate competenze in ambito di security e networking, settori che oggi devono garantire prestazioni, compliance, affidabilità e sicurezza dei dati. 

Proprio per venire incontro alle esigenze di una connettività professionale sempre più importante, Cisco ha creato Webex Teams, che va ad integrarsi alla suite Webex: si tratta di un’app, ovviamente responsive, compatibile con la maggior parte dei dispositivi disponibili in commercio, che offre un servizio di messaging, lo scambio di file anche in modalità white boarding, video meeting così come telefonate con audio di altissima qualità, tutto in uno. L’intenzione dei progettisti è stata quella di eliminare l’uso di più tool per le diverse necessità.

 

Cos’è e come funziona Webex Team

Webex Teams è stato strutturato per un utilizzo il più possibile semplice ed intuitivo: è sufficiente creare un workspace ed invitare le persone che dovranno avervi accesso. 

A partire dall’invito, tutti i dispositivi registrati, di ogni partecipante, verranno sincronizzati in tempo reale, in modo da permettere una collaborazione senza vincoli di tempo o di spazio, garantendo la connettività totale, sempre con la massima sicurezza (la crittografia dei dati è end-to-end).

Vediamo quindi i vantaggi per chi si affida a questo sistema:

  • Libertà completa del team: nessuna perdita di tempo né necessità di trasferte, i dati ed i messaggi sono sempre sincronizzati su tutti i dispositivi, ovunque.
  • Semplicità d’uso e conseguente aumento di produttività: lavorare con Webex Teams è semplice, e l’esperienza d’uso, grazie anche all’apporto di Semplisio, è prova di problematiche; il team di lavoro sarà di conseguenza molto più produttivo.
  • Elevati standard di sicurezza e supporto alle necessità di compliance: cybersecurity e compliance a GDPR e norme sulla privacy non sono un problema. Cisco ha pensato e progettato Webex Teams per consentirti il pieno rispetto delle norme vigenti.
  • Compatibilità con strumenti di terze parti: gli utenti potranno invitare ai propri meeting persone esterne all’organizzazione, che utilizzano Skype o che si collegano con un qualunque telefono cellulare, mantenendo il totale controllo.
  • Unica view per tutti i workspace: utilizzare Webex Teams è semplice, anche quando i componenti del team partecipano a svariati progetti. La user experience è stata studiata per permettere un multitasking efficace.
  • Meeting “democratici”: ognuno dei partecipanti può condividere lo schermo, registrare la conversazione, caricare un documento. Fare capo ad un unico host è sempre stata fonte di rallentamento ed inefficienze, pertanto Cisco ha eliminato questa necessità, ed ha alleggerito e velocizzato i processi di collaboration.

Questa soluzione si applica perfettamente a svariate tipologie di business, ed è trasversale a tutti i settori aziendali:

Sales: per l’area vendite, Cisco Webex Teams permette la condivisione real time di documenti con il cliente, velocizzando il lead management e, di conseguenza, velocizzando l’acquisizione di nuovi clienti.

Marketing: per il marketing, Cisco Webex Teams rappresenta un unico hub per coordinare le risorse interne e le agenzie esterne, velocizzando così i delivery e tenendo traccia di timing, task e risultati.

Finance: condividere budget e spending con i colleghi in tempo reale è considerato oggi una priorità. Il tempismo è assicurato grazie a calendari condivisi e meeting on-the-fly, ovviamente nella totale sicurezza dello scambio dati garantita da Cisco.

 

Usi Webex Teams per il tuo lavoro? 

Noi di Semplisio abbiamo ideato una serie di workflow di supporto specifici per Cisco Webex Teams. Ecco qualche esempio:

  • Semplisio è in grado di creare automaticamente una Webex Room al verificarsi di un determinato evento (come, ad esempio, la compilazione un form su di un sito web o una landing page).

 

  • Se un utente ha un problema tecnico, può compilare un form e riceve un invito in tempo reale per accedere a una stanza virtuale, dove troverà un addetto con cui interagire, spiegando il suo problema.

Semplisio consente di schedulare automaticamente un Webex meeting ad una certa data, fissata su un Google Calendar.

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