In E-commerce

Tutte le aziende oggi hanno lo stesso obiettivo, rimanere competitive sul mercato ed emergere rispetto alle proposte dei competitor. Un obiettivo apparentemente scontato ma, per tenere davvero il passo è necessario ridurre il più possibile i costi. Solo in questo modo si può ottimizzare il lavoro e ampliare il margine di profitto futuro.

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Una parte importante dei costi di un’azienda sono spese operative, che dipendono dalla produzione, dallo svolgimento dei vari compiti e dalla gestione quotidiana dell’azienda. Le spese operative crescono ogni anno in maniera anche importante: hanno calcolato che questi costi aumentano in modo costante, raddoppiando nell’arco di 14 anni.

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Come si può quindi capire, il compito al quale tutte le aziende sono chiamate non è così semplice e la soluzione non è assolutamente immediata. È una sfida che parte dall’osservazione, dall’analisi dei processi e dallo studio dei reparti e delle risorse coinvolte: tutte queste informazioni dovrebbero essere acquisite in maniera scientifica e messe insieme per offrire un punto di vista ampio e completo sull’azienda.

Primo consiglio: semplificare

In questa direzione, la tecnologia diventa uno strumento fondamentale. Oggi sono disponibili sistemi di automation capaci di svolgere molti compiti e processi, prima affidati solamente al lavoro umano. Grazie all’utilizzo del web le funzionalità si moltiplicano, le informazioni si sincronizzano ed è possibile anche ottenere report in tempo reale sul lavoro svolto.

L’automazione dei processi appare quindi uno strumento ormai necessario per rimanere competitivi sul mercato e per offrire prodotti e servizi in linea con gli standard odierni.

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Web automation: cos’è e perchè?

L’automazione è un tema che interessa il business già da alcuni decenni; con l’introduzione dei primi macchinari complessi, si è aperta la questione dei vantaggi e delle opportunità dell’adozione di queste tecnologie.

Oggi, la scienza ha compiuto passi in avanti considerevoli e anche l’automazione è diventata molto più intelligente. È importante quindi offrirne una definizione semplice ma chiara: quando oggi si parla di web automation si intendono tutti queisoftware e quelle piattaforme online che utilizzano l’AI (Artificial Intelligence) e il machine learning per affrontare dei processi e delle funzioni aziendali.

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Più grande è la piattaforma, maggiori le funzionalità offerte e le possibilità di integrazione tra processi e flussi di lavoro. Attraverso l’utilizzo dell’AI e del machine learning, inoltre, il sistema lavora in autonomia ed evolve e al crescere del business. Un sistema capace di imparare dall’osservazione e di implementare miglioramenti nei processi successivi, individuando errori, “colli di bottiglia” e ridondanze da eliminare.

Perchè utilizzare sistemi di web automation?

La risposta è semplice ed immediata: per risparmiare tempo e denaro. Può sembrare una risposta poco accurata, ma effettivamente questi sono i macro vantaggi da considerare e da declinare nella propria azienda.

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Più risparmio, maggiore efficienza: i costi

La web automation è un elemento che genera risparmio per l’azienda, attraverso l’ottimizzazione dei processi e dei flussi di lavoro. Le macchine possono garantire un’efficienza e una standardizzazione tale da essere più produttive e costanti rispetto alle persone.

I dati lo confermano: con l’adozione di sistemi di web automation, alcune aziende hanno registrato un risparmio addirittura del 70% sulle spese complessive. In media, si registra un taglio dei costi che va dal 25% al 40%; queste percentuali salgono se si parla del settore IT, raggiungendo il range dal 40% al 55%.

Come sono possibili queste cifre? Nella somma dei piccoli interventi che vengono progettati e concertati dall’azienda. Tutti i processi di routine, quelle operazioni che vengono svolte quotidianamente, comportano delle piccole spese di gestione. Le fatture ai fornitori, processare gli ordini, gestire le spedizioni e la logistica: sono tutte operazioni che singolarmente comportano piccole spese. In un’analisi complessiva, però, il sommarsi delle spese di ogni operazione crea un impatto importante sul budget aziendale

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La web automation lavora su ciascuno di questi processi, lo analizza e lo implementa in maniera ottimizzata. Piccole riduzioni metodiche dei costi operativi che, a fine anno o già nel primo trimestre, generano valore.

Uno studio dimostra che uno degli elementi più pericolosi nella gestione business riguarda l’inefficienza: una gestione poco efficiente si stima comporti un costo maggiore del 30% che impatta direttamente sui profitti. Questi dati non hanno bisogno di ulteriori spiegazioni: poter intervenire sulle prospettive di crescita, in modo così sostanziale, è un’opportunità che non può essere ignorata da nessuna azienda. D’altro canto, l’automazione non è più una scelta ma una realtà: ogni azienda può solo scegliere se adottarla subito o rimanere indietro e rischiare un ritardo fatale sul mercato.

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La scelta dei processi

Quando un’azienda decide di automatizzare, dovrà scegliere la giusta tecnologia in base ai processi sui quali vuole intervenire. In genere, la web automation si rivela molto efficace nei processi aziendali di routine, che non richiedono capacità strategiche e riflessioni strettamente umane.

Alcuni di questi processi sono:

  • Raccogliere e schedulare le fatture dei fornitori
  • Verificare e registrare i pagamenti esterni
  • Processare gli ordini arrivati
  • Tracking delle spedizioni e gestione logistica
  • Raccolta dati in ogni reparto

 

Tutti questi processi sono accomunati da una forte ripetitività e step molto semplici: tuttavia, ogni giorno richiedono molto tempo e hanno bisogno di risorse dedicate all’assolvimento dei compiti. Alcune aziende, per risparmiare tempo, hanno scelto di spostare questi compiti all’esterno. Vengono affidati a terze parti che li svolgono e presentano i risultati alla scadenza concordata. Esternalizzare vuol dire risparmiare tempo ma non significa ridurre i costi. Inoltre, implica una perdita di informazioni e di controllo su parti del flusso aziendale.

L’automazione è la soluzione a questo problema: le competenze e le informazioni rimangono in azienda ma, con l’adozione di software e piattaforme integrate, è possibile risparmiare tempo e liberare risorse da spostare su altri compiti.

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4 modi per ridurre i costi aziendali con la web automation

La web automation è ormai una risorsa a disposizione di tutte le aziende; ciascuna realtà potrà scegliere gli strumenti e le funzionalità che meglio performano nel caso particolare. La scelta dipenderà anche dal budget a disposizione e dagli aspetti da potenziare.

Sicuramente ci sono almeno 5 aspetti attraverso i quali l’automazione permette di ridurre i costi aziendali.

1- Spendere meno e meglio in risorse umane

La web automation può lavorare molto sui flussi di mail e di messaggistica, sul data entry e sulla gestione delle notifiche. Sono molti i compiti che può svolgere sostituendo, di fatto, il lavoro di un impiegato.

Questo punto di vista spesso spaventa e genera perplessità e riserbo nell’adozione delle nuove tecnologie. In realtà, affermare che le macchine possono sostituire gli essere umani in alcuni compiti standardizzati e ripetitivi, non significa sostenere che si debbano licenziare delle risorse in favore dell’adozione della tecnologia.

Dal momento, però, che un lavoratore ha per l’azienda un costo importante potrebbe essere interessante sfruttarne a pieno le competenze e potenzialità. Sgravandolo dai compiti che svolgono le piattaforme di web automation, potrà dedicare il suo tempo a compiti più impegnativi e che generano maggiore valore.

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2- Riduzione degli errori

Nell’adozione di sistemi di automazione un grande scoglio è costituito dalla resistenza a delegare alle macchine compiti umani. Sicuramente, però, ci sono delle evidenze che vanno sottolineate. Gli esseri umani sono capaci di svolgere molteplici attività con successo ma commettono degli errori. È impossibile ridurre a zero la possibilità di errore in nessuna operazione svolta da persone.

Per questo motivo, nelle procedure semplici e standardizzate l’utilizzo della tecnologia diventa una grande opportunità. Un software impostato per svolgere un compito riduce al minimo la possibilità di incorrere in errori. Gli aspetti soggettivi non esistono, le variabili da monitorare sono inferiori e sono tutte facilmente tracciabili.

3- Prendere decisioni più fondate e consapevoli (data driven)

I sistemi di automazione oltre a svolgere dei compiti hanno anche il grande vantaggio di offrire un set sempre aggiornato di informazioni e dati sui processi che svolgono e sui risultati che ottengono. Queste informazioni generano dei report e sono un ottimo materiale per valutazioni strategiche e per interventi futuri.

Implementare nell’azienda sistemi di web automation significa orientare l’azienda verso un approccio sempre più guidato da informazioni scientifiche. Significa adottare un mindset data driven.

4- Ridurre i costi operativi

I software e le piattaforme di automation svolgono compiti fissi, seguendo procedure standard stabilite in precedenza. In questo modo, adottando i nuovi sistemi arricchiti da AI e machine learning, è anche possibile individuare ridondanze nel percorso, processi ed azioni non necessarie e “colli di bottiglia”. Capire dove il flusso rallenta, dove si blocca ed individuare passaggi non necessari significa ottimizzare i processi in termini di tempo e di denaro.

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Web automation: ridurre i costi per ottenere di più

Tutti gli aspetti precedenti dimostrano che la web automation riesce ad offrire all’azienda un valore aggiunto impossibile da ottenere altrimenti. Con l’automazione è possibile crescere come azienda, produrre di più ed ottenere di più, risparmiando negli investimenti e nei costi aziendali.

Questo è possibile attraverso quel lavoro attento di indagine e di ottimizzazione di ogni piccolo processo aziendale che costituisce parte del grande flusso. I due aspetti fondamentali coinvolti sono il tempo e il denaro investito: un flusso ben gestito da procedure standard automatiche sarà più veloce e meno costoso.

Oggi, sul mercato sono disponibili delle piattaforme in cloud totalmente integrate che offrono automazione a 360° in tutti i settori aziendali. Le informazioni sui flussi vengono raccolte e monitorate con costanza, dalle vendite al marketing, dal customer care alle informazioni di un CRM dinamico e intelligente.

Con piattaforme come quella di Semplisio, la rete vendita, il marketing e il customer support possono lavorare in sinergia condividendo tutti i dati e contribuendo a costruire un unico flusso di lavoro. In questo modo, oltre a ridurre i costi aziendali, la web automation offre al cliente un’esperienza con il brand univoca, coerente e di forte impatto.

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