Come funzionano le chiamate in Microsoft TEAMS?

L’utilizzo di una piattaforma di collaboration migliora la comunicazione interna aziendale: scopri come funzionano le chiamate in Microsoft TEAMS

Con la diffusione dello smartworking, la maggior parte delle aziende ha subito una digitalizzazione forzata della gestione e dei processi. Gli ambienti lavorativi fisici sono stati rimpiazzati – parzialmente o totalmente – da spazi di lavoro virtuali.

Nel corso di questa rapida trasformazione, l’utilizzo di applicazioni come Microsoft TEAMS è stato fondamentale. Esse hanno permesso di realizzare dei workspace in grado di offrire esperienze di collaboration di qualità, limitando le criticità legate alla distanza.

Un ambiente di collaboration ben organizzato può infatti migliorare sensibilmente la comunicazione interna aziendale: è per questo che Microsoft TEAMS continua a riscuotere grande successo.

Cos’è Microsoft TEAMS

Microsoft TEAMS è una piattaforma di collaboration lanciata da Microsoft nel 2016 ed è, attualmente, una delle applicazioni più utilizzate nel campo della messaggistica aziendale. Il grande successo di questa piattaforma è legato alla vasta gamma di funzioni che essa offre, tra cui l’organizzazione di videoconferenze, la condivisione di file e l’integrazione di estensioni.

Uno dei punti di forza di Microsoft TEAMS è sicuramente la sua architettura scalabile e organizzata, che lo rende un workspace perfetto a livello aziendale. In TEAMS è possibile creare:

  • dei team, ossia degli spazi “privati” messi a disposizione di un gruppo di persone. All’interno dei team è possibile programmare delle riunioni (cioè delle videoconferenze di gruppo) e delle attività. Queste ultime permettono di suddividere progetti in step assegnabili ai singoli membri del team, distribuendo quindi le responsabilità.
  • dei canali, cioè delle conversazioni all’interno dei team incentrate su specifici topic e progetti: in esse è possibile scambiare non solo messaggi ma anche file e integrare applicazioni.

Un’azienda potrebbe, ad esempio, trarre vantaggi dalla creazione di team ad hoc per ogni ambito aziendale e dall’attivazione di canali appositi per ogni progetto o sottogruppo presente. Questa strategia permette di assicurare una gestione dei messaggi, dei contenuti e dello spazio virtuale più consapevole, migliorando di conseguenza anche le prestazioni.

Display di un cellulare con schermata Microsoft Teams

Le chiamate in Microsoft TEAMS: istruzioni per l’uso

Il segreto del successo di Microsoft TEAMS risiede nella sua completezza e semplicità di utilizzo: attraverso questa piattaforma è infatti possibile gestire videoconferenze e teleconferenze su diverse tipologie di rete.

Microsoft TEAMS offre gratuitamente la possibilità di effettuare chiamate VoIP verso altri utenti. Se si desidera, invece, effettuare chiamate supportate dalla rete telefonica pubblica bisogna utilizzare un client TEAMS abilitato e configurare un piano apposito. Dopo aver acquistato la licenza, è possibile utilizzare TEAMS come un vero e proprio telefono grazie alla presenza di un tastierino adibito alla composizione numerica.

Per avviare, invece, una chiamata VoIP bisogna:

  • recarsi in un team già esistente o creare una nuova chat. Se si sceglie la seconda opzione e si desidera chiamare più utenti contemporaneamente, bisogna aggiungere manualmente questi ultimi cliccando sull’icona apposita nella parte superiore della schermata. Digita i nomi e premi invio: ogni chiamata può ospitare al massimo venti persone.
  • Dopo aver inserito i nomi degli utenti da chiamare, è necessario cliccare sull’icona della videochiamata o della chiamata, situate accanto all’icona precedentemente utilizzata per l’aggiunta dei membri.

Microsoft TEAMS consente di effettuare alcune operazioni anche durante una chiamata: basta cliccare l’icona adibita alla particolare funzione nella parte superiore della schermata. Le principali sono:

  • L’icona “condivisione schermo” consente a tutti i partecipanti di visualizzare lo schermo dell’utente che attiva l’opzione
  • Le icone “videocamera” e “microfono” permettono di attivare e disattivare tali periferiche
  • L’icona “tre puntini” consente di mettere in attesa la chiamata, disabilitare il video degli altri partecipanti e abilitare i sottotitoli
  • L’icona “telefono”, infine, permette di chiudere la chiamate

Grafica di una videoconferenza, con persone che parlano

Non solo chiamate ma anche integrazioni

Microsoft TEAMS è una piattaforma di collaboration completa ed è quindi l’alleato perfetto per le piccole e le grandi aziende. Oltre a fornire un workspace interno scalabile e organizzato, essa offre l’opportunità di estendere ulteriormente i vantaggi mediante le integrazioni.

Lo store interno di TEAMS conta oltre 700 applicazioni finalizzate alla semplificazione della gestione dei contenuti, all’aumento della produttività, ma anche e soprattutto alla gestione dei processi aziendali e alla loro automazione.

Espandi i vantaggi di Microsoft TEAMS con l’aiuto di Semplisio

Microsoft TEAMS non è una semplice piattaforma per videoconferenze ma una vera e propria hub a cui è possibile integrare delle estensioni.

Tra le tante alternative disponibili, vi è anche Semplisio. Semplisio è una piattaforma SaaS che mette in comunicazione diversi servizi (ERP, CRM, E-commerce e tanto altro): clicca qui per vedere la lista dei servizi già integrabili.

Con l’app di Semplisio in TEAMS puoi godere di tutti i vantaggi della piattaforma direttamente dall’interfaccia di Microsoft TEAMS. Potrai automatizzare i principali processi aziendali – come l’allineamento delle giacenze e l’aggiornamento del magazzino – attraverso l’impiego dei connettori preimpostati. Grazie all’iter di configurazione facilitato, potrai migliorare le tempistiche e la qualità delle prestazioni della tua azienda anche in assenza di skills informatiche pregresse.

L’app di Semplisio in TEAMS conta anche su un efficiente sistema di notifiche. E’ possibile, infatti, configurare l’invio di una notifica e di una cards a un determinato canale TEAMS a ogni vendita effettuata. Attraverso le cards – le quali dispongono di una sintesi delle informazioni sui prodotti acquistati – puoi inviare l’ordine al gestionale oppure, in caso di problemi, rifiutare la transazione attivando specifiche operazioni di callback. Il risultato? Una strategia gestionale più consapevole e reattiva.

Vuoi sapere di più su Semplisio e sulla sua app TEAMS? Visita il nostro sito web o compila questo form per essere ricontattato dai nostri tecnici.

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