Perché aprire la propria azienda al VoIP e all’automazione

Scopri perché aprire la propria azienda al VoIP e all’automazione può aiutare a migliorare la comunicazione interna ed esterna

Sono sempre meno le persone che, oggi, scelgono di effettuare chiamate vocali. Questo mezzo di comunicazione, infatti, è stato superato da altri più veloci come i messaggi di testo e audio. In azienda, tuttavia, esse assumono ancora un ruolo fondamentale sia in termini di comunicazione interna che di comunicazione esterna.

Avere una rete telefonica dedicata e agevole permette, ad esempio, di velocizzare lo scambio di informazioni tra settori differenti di una stessa azienda, ma non solo. Fornire supporto telefonico ai clienti è ancora una necessità importante, poiché consente di comunicare in tempo reale e accorciare le distanze, simulando un incontro face-to-face (a differenza, ad esempio, del supporto via e-mail).

Se vuoi potenziare la comunicazione telefonica all’interno della tua attività, non puoi non considerare il VoIP.  Nel corso di quest’articolo scoprirai perché aprire la propria azienda al VoIP e all’automazione permette di migliorare la qualità delle interazioni con i clienti e il processo di acquisizione di informazioni.

Scritta VoIP su sfondo rosa con alcune persone intente ad effettuare chiamate

Perché aprire la propria azienda al VoIP e all’automazione: cos’è il VoIP e perché è vantaggioso in azienda

Una rete telefonica VoIP è una rete dotata di un indirizzo IP che utilizza la connessione internet per il transito della voce, sia in uscita che in ingresso. Un numero VoIP può effettuare chiamate di maggiore qualità verso un altro numero VoIP o verso un numero nazionale, poiché non utilizza la rete tradizionale. Oggi, questa tecnologia risulta abbastanza popolare: è, infatti, anche alla base di tutte le chiamate vocali realizzate su Skype e su Whatsapp.

Una migliore qualità audio non è, però, l’unico vantaggio dell’utilizzo del VoIP. Uno dei punti di forza del suo impiego in azienda risiede proprio nella piccola quantità di strumentazione necessaria per l’installazione. In particolare è richiesto:

  • Un dispositivo telefonico compatibile con il VoIP. I modelli più avanzati permettono di compiere azioni piuttosto comode in ambito aziendale come il trasferimento di chiamate e la costruzione di code di attesa. Esse possono essere compiute anche in maniera automatizzata
  • Una rete internet per il transito delle informazioni
  • Un numero VoIP attivo

In linea di massima, effettuare chiamate VoIP significa poter contare su segnali e prestazioni audio migliori, che comportano comunicazioni di livello più alto. Ovviamente, tutti questi aspetti dipendono anche dai mezzi a disposizione e dalla grandezza dell’attività da servire.

Avere una connessione internet di elevata qualità di solito basta ad assicurare delle chiamate VoIP di buon livello in presenza di piccole aziende. Se, invece, un’attività conta un numero maggiore di interni e di lavoratori attivi, potrebbe essere necessario installare una connessione internet dedicata alla voce. Questo tipo di approccio permette anche di non azzerare completamente le comunicazioni interne in presenza di guasti o problemi alla rete internet.

Altri vantaggi dell’utilizzo del VoIP in azienda sono legati alla maggiore scalabilità della rete VoIP rispetto alla rete telefonica tradizionale e una maggiore e semplificata centralizzazione. Il motivo alla base è molto semplice: non essendo coinvolta la rete tradizionale, non si devono apportare modifiche a cavi o apparecchi ogni qual volta è necessario cambiare l’assetto del centralino.

Inoltre, poiché ad essere utilizzata è la rete internet, è possibile sfruttare le potenzialità del Cloud per implementare la comunicazione interna tra sedi aziendali non fisicamente vicine.

Persone che parlano al telefono con auricolare

Il legame tra automazione e VoIP

Aprire la propria azienda al VoIP permette di migliorare la qualità, l’adattabilità e la solidità delle comunicazioni telefoniche senza la necessità di installare strumentazioni particolari. Per comprendere realmente la portata delle potenzialità di quest’applicazione, basta pensare a un call center VoIP adibito alla customer service.

In questo caso, un alto livello di comunicazione può, già da solo, fare la differenza in termini di user experience, poiché facilita lo scambio di informazioni e quindi velocizza la risoluzione dei problemi. Se, inoltre, si combinano al VoIP i vantaggi dell’automazione, le prestazioni diventano ancora più competitive.

E’ possibile, ad esempio, rendere automatica l’azione di recall. Essa consiste nel richiamare il cliente in caso di perdita dell’interazione per assenza di operatori o problemi di linea. Questa semplice azione può migliorare l’esperienza del cliente, portando ad un abbassamento del tasso di abbandono delle chiamate.

Integrando, inoltre, un CRM o un ERP al centralino VoIP è possibile automatizzare lo scambio e la raccolta di dati tra questi servizi durante una chiamata, ma anche la semplice lettura. Per capirne l’importanza, basti pensare all’enorme quantitativo di informazioni scambiate tra i tecnici e i clienti durante una chiamata di supporto. L’utilizzo dell’automazione supporta sicuramente l’azienda, facilitando la registrazione dei dati dei clienti, come i dati anagrafici.

Ad essere migliorata è indubbiamente anche la qualità del supporto fornito ai clienti, in quanto l’operatore avrà a disposizione la versione più aggiornata delle informazioni possedute (ad esempio lo storico chiamate dell’acquirente ed eventuali note).

Semplisio fa comunicare i tuoi servizi 

Informazioni più precise e migliori interazioni tra PC e telefono VoIP consentono ai tecnici di fornire un supporto più mirato e ridurre i tempi di attesa. E’ per questo motivo che far comunicare un CRM o un ERP con il centralino VoIP è importante.

Puoi fare questo e molto altro con Semplisio. Semplisio è una piattaforma che consente di connettere software aziendali, facilitando il passaggio di informazioni tra i vari servizi. Tra quelli disponibili vi sono non solo CRM ed ERP, ma anche servizi e-commerce, punto cassa e di e-mail marketing. Visita il sito web per maggiori informazioni sui software già integrabili o contatta qui i nostri tecnici per qualsiasi domanda.

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