I vantaggi nella gestione di prenotazioni e ordini online

Negli ultimi dieci anni è cambiata radicalmente la gestione di un’impresa, è cambiato il modo di vendere prodotti e servizi così come gestire prenotazioni online. I luoghi fisici, come gli uffici, vengono sostituiti da luoghi virtuali, come i siti web, e qualsiasi attività tradizionale si è aggiornata seguendo questo inarrestabile processo di digitalizzazione.

Qual è uno dei cambiamenti avvenuti nella gestione delle imprese?

Il primo che salta all’occhio è il modo in cui i clienti si rivolgono alle aziende per le prenotazioni.

Sono finiti i giorni in cui i membri di uno staff sedevano intorno ad un tavolo aspettando le chiamate dei clienti. Queste chiamate sono state sostituite dalle prenotazioni online, che risolvono molti dei problemi degli utenti e delle aziende.

Come funziona un sistema di prenotazione online?

Software gestionali ed ERP sono inevitabilmente diventati (affermazione banale ma non scontata) uno strumento fondamentale per ogni azienda di qualsivoglia settore, piccola, media, nazionale o internazionale, in quanto supportano e sincronizzano ogni processo, migliorando e velocizzando nel complesso tutta la gestione delle attività aziendali.

La loro scelta dipende da diversi macro-fattori, alcuni prettamente tecnici e altri più legati alle particolari necessità e alla tipologia di gestione di ogni realtà imprenditoriale. Tra i più importanti bisogna considerare:

• Grado di personalizzazione e flessibilità
• Livello di automazione e integrazione
• Possibilità di integrare nuovi processi e attività
• Quanti e quali reparti supporta il software

Identificare, e quindi scegliere, il prodotto più giusto e ideale (o anche solo quello più personalizzabile) richiede quindi di misurare le necessità aziendali e di stabilire dei criteri entro cui valutare le possibile soluzioni, anche nell’ottica di una futura personalizzazione del sistema.

Un primo passo in questa ricerca della soluzione gestionale migliore è avere coscienza delle differenze tra software gestionali ed ERP.

Un sistema di prenotazione online è un software che consente ad un potenziale cliente di poter prenotare e pagare un’attività o un servizio direttamente tramite il sito web o un’altra applicazione. Questo significa che nel momento in cui un utente vuole fare una prenotazione, decidendo orario e data, e vuole completare la prenotazione con un pagamento, può gestire tutto online, riducendo di molto il carico di lavoro del personale ed eventuali difficoltà che si creano in queste operazioni.

Sistemi avanzati, consentono, inoltre, di fare prenotazioni attraverso vari metodi online, ad esempio tramite i dispositivi mobili, aumentando quindi il potenziale numero di prenotazioni per la tua attività e sfruttando al meglio la rete Internet.

Perché passare alle prenotazioni online?

Negli affari c’è una regola non scritta che dice: se il sistema che stai utilizzando sta funzionando, allora lascialo così. Però, come abbiamo detto, i tempi sono cambiati e quando si tratta di prendere prenotazioni e ordini esistono, ormai, dei metodi migliori e più avanzati.

Le prenotazioni con i vecchi sistemi telefonici richiedono membri del personale sempre a disposizione e pronti ad organizzare gli ordini a mano, con i classici penna e taccuino. Parte del team, quindi, viene impiegato dalle aziende per gestire e coordinare il servizio clienti.

Con la crescita dei clienti, però, aumenta la richiesta del personale, aumentano i tempi di attesa e aumenta anche la probabilità di commettere un errore nella gestione di queste attività. Aggiunto al tempo speso per registrare a mano ogni singola prenotazione, si ottiene un sistema di lavoro non efficace.

Con un software di prenotazioni online, invece, puoi gestire gli ordini in maniera ottimale. Una volta impostato, puoi controllare ogni aspetto delle procedure di prenotazione e puoi permettere ai clienti di agire rapidamente e in modo semplice.

Ovviamente avere un sistema di prenotazione online non preclude la possibilità di utilizzare anche un sistema di prenotazione tradizionale basato sul telefono. Significa soltanto che i clienti hanno l’opportunità di prenotare tramite il modo che preferiscono e con il dispositivo che utilizzano maggiormente.

Quali sono le applicazioni di un sistema di prenotazione online?

I sistemi di prenotazione online hanno una grande varietà di applicazioni. Il passaggio all’online ha consentito a molte aziende in tutto il mondo di migliorare la propria immagine, ottenere più clienti e, sfruttando la propria visibilità, aumentare le prenotazioni ricevute. Grazie al sistema online gli utenti non sono obbligati a telefonare per avere le informazioni che cercano, ma, gli basta semplicemente visitare il sito web e richiedere ciò di cui hanno bisogno.

Tutto questo vale per le prenotazioni che avvengono in qualsiasi tipo di business: dai ristoranti, ai locali, agli hotel, provider di servizi e non solo. Qualsiasi attività può beneficiare dei vantaggi delle prenotazioni online, soprattutto se si ha intenzione di accrescere il proprio business. Gli usi dei sistemi di prenotazione online sono molteplici e questo li rende ideali per le aziende di qualsiasi tipologia e dimensione.

Per le aziende un sistema di prenotazione online significa una grande diminuzione del carico di lavoro da parte del personale e migliorare di molto l’esperienza di acquisto del cliente. Grazie a questo sistema elettronico i consumatori possono essere informati in tempo reale sulla disponibilità, riducendo al minimo gli errori e le incomprensioni che possono portare ad un’esperienza negativa.

Quanto costa un sistema di prenotazione online?

I sistemi di prenotazione online, in realtà, sono più economici di quanto si possa pensare. Il loro prezzo è anche scalabile per le aziende, rendendo questo software un’opzione convincente per le imprese grandi e piccole.

Non credere alle promesse di quei sistemi di prenotazione online gratuiti.

Alcuni software di prenotazione online, come BookingLive, dispongono di vari piani tariffari adatti alle aziende di qualsiasi dimensione. Altri, invece, ti fanno pagare per transazioni, prendendosi una percentuale della transazione in cambio della connessione con il cliente. Tieni a mente, poi, i costi aggiuntivi ricorrenti per le correzioni dei bug e il supporto tecnico.

Ad ogni modo i vantaggi dei sistemi di prenotazione online sono molti e superano di gran lunga il costo mensile necessario per attivarne uno.

Quali aziende possono usufruire di questo tipo di software?

I sistemi di prenotazione online portano grandi vantaggi alle aziende che ne dispongono e sono adatti a gestire agilmente un’ampia varietà di servizi e attività. In altre parole, se la tua azienda accetta prenotazioni, di qualsiasi tipo, allora può beneficiare di questo tipo di sistema.

La maggior parte dei software di prenotazioni online è integrabile con CMS e consentono ai clienti di visitare il sito web della tua azienda e allo stesso tempo effettuare prenotazioni, pagare online o di persona successivamente se preferiscono.

In questo modo puoi consentire ai clienti di acquistare prodotti in rete, quando possono essere venduti insieme alle prenotazioni, o puoi aggiungere qualcosa in più tramite delle offerte mentre i tuoi utenti completano l’acquisto.

Nel corso degli anni queste applicazioni hanno supportato molte aziende a trasformare la loro presenza online in uno strumento strategico per gestire in modo migliore le richieste dei clienti, aumentare il numero di prenotazioni ricevute e incrementare esponenzialmente i ricavi.

Che tu gestisca un centro doposcuola, un’attività locale o nazionale, un’attività sportiva o sei nel settore alberghiero, i sistemi di prenotazione online possono rivoluzionare il tuo modo di lavorare.

Prenotazione online: principali caratteristiche?

Quale che sia la tua attività, al tuo cliente devi fornire un sistema di prenotazione online che sia funzionale e sia anche gradevole dal punto di vista estetico.

Perché? Perché se è vero che questi sistemi consentono agli utenti di prenotare comodamente da casa bisogna comunque invogliarli ad utilizzarli maggiormente rispetto ad altri metodi.

Quali sono quindi le principali caratteristiche da prendere in considerazione per essere certi di avere a disposizione un ottimo software di prenotazioni online?

Una galleria di immagini ottimizzate

Mettere in mostra una galleria di immagini in alta risoluzione serve a far vedere al cliente cosa sta andando a prenotare tramite la tua azienda. Seleziona quindi le “attrazioni” migliori. È altrettanto importante caricare immagini del tuo team al lavoro, per dare un’idea di unione, carattere e umanità alla tua attività.

Un invitante bottone “prenota ora”

Questo pulsante è indispensabile per il tuo sistema di prenotazioni online. Assicurati che sia accattivante, per far sì che i visitatori del tuo sito non cambino idea e sia facile da usare. Inoltre, deve contenere un linguaggio chiaro, che spieghi ai clienti con precisione cosa si stanno accingendo a fare. Non deve essere un bottone nascosto all’interno della pagina, ma deve avere un posto di rilievo che lo renda facilmente accessibile. Ovviamente puoi creare anche altri pulsanti oltre al “prenota ora” (che però deve essere quello centrale). Gli altri pulsanti (call-to-action) possono servire per promuovere dei pacchetti speciali e per aiutare a rendere più semplice il processo di prenotazione al tuo cliente, ad esempio suggerendo di leggere FAQ ed altre informazioni utili.

Prenotazioni online in tempo reale

Tramite questa importante funzionalità i tuoi clienti possono effettuare ordini quando è a loro più conveniente e ricevono una conferma immediata della prenotazione fatta. Questo elimina tutte le eventuali problematiche riscontrabili con una gestione telefonica e successiva lavorazione dell’ordine.

Integrazione con i Social Media

Integrare un software di prenotazione online con i social media, come Facebook, Instagram, Twitter, è importante perché consente ai clienti, che desiderano rimanere sempre informati sulle ultime notizie e offerte che pubblicherai, di rimanere in contatto con la tua azienda e se lo desiderano prenotare servizi anche tramite chatbot e/o piattaforme di messaggistica social.

Opzione di pagamento PayPal

I migliori sistemi di prenotazione online permettono questo metodo di pagamento, essendo il metodo più semplice e più sicuro per i tuoi clienti, oltre ad essere utilizzato in tutto il mondo. In questo modo vai ad aumentare la validità della tua azienda, sottolineando l’importanza che riconosci alla privacy e alla sicurezza dei tuoi clienti e ti permette di ottenere pagamenti immediati e garantiti.

Opzione di archiviazione dati della carta di credito

Oltre ad offrire metodi di pagamento sicuri, i sistemi di prenotazione online possono offrire l’opzione di archiviazione della carta di credito. Grazie a questa funzione il cliente, che prevede di tornare sul tuo sito ed effettuare altri acquisti, può archiviare i dati della propria carta in modo protetto.

Calendario visivo

Un calendario visivo è un modo semplice ed efficace per pianificare le attività del personale e organizzare l’erogazione dei servizi che proponi. Ti permette di vedere quali sono le disponibilità di orari giornalieri, settimanali e mensili, che si aggiornano automaticamente, senza dover effettuare controlli manuali con gli altri membri del tuo staff. Inoltre puoi rendere il calendario visibile anche per gli utenti in modo che potranno effettuare prenotazioni solo in base alle disponibilità reali del tuo personale o servizi offerti.

Impostazioni della valuta e della lingua

La maggior parte delle aziende desiderano raggiungere consumatori in tutto il mondo, è quindi fondamentale che il software di prenotazione online possa essere visualizzato in più lingue e che possa gestire diverse valute. Questo è uno dei modi per essere il più disponibile possibile con i clienti e invogliarli a completare un ordine o una prenotazione.

Supporto online e telefonico

Il tuo sistema di prenotazione online deve garantire un aiuto aggiuntivo qualora il cliente ne avesse bisogno. Assicurati quindi che il tuo sistema offra modalità di assistenza alternative in caso di problemi o malfunzionamenti non previsti del sistema di booking online.

Accesso al cloud

La gestione della tua attività non deve avvenire, obbligatoriamente, da dietro una scrivania per tutto il giorno. Con le nuove tecnologie puoi organizzare il lavoro anche tramite smartphone e tablet e per farlo hai bisogno di un sistema di prenotazione che funzioni con il cloud. Il software basato sul cloud permette di accedere al sistema tramite il controllo remoto con il vantaggio di poter lavorare in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo.

Lo scopo di un qualsiasi sistema di prenotazione online è che il cliente sia in grado di prenotare un servizio senza difficoltà e che i membri dell’azienda riescano a gestire il software con facilità e a lavorare con profitto.

Dal momento che permette alle persone di tutto il mondo di rintracciare la tua azienda ed effettuare degli ordini, assicurati che il tuo sistema di prenotazione online presenti tutte queste caratteristiche, così da rendere l’esperienza migliore per tutti, per te e per i tuoi clienti.

Cosa considerare quando si sceglie un sistema di prenotazione online

Tutto quello che vogliono gli utenti è poter fare delle prenotazioni in maniera comoda e senza difficoltà. Vogliono reperire tutte le informazioni di cui hanno bisogno e pagare con il loro metodo di pagamento preferito senza incontrare resistenze o dubbi.

Se ancora non hai un sistema di prenotazione online, questo è il momento giusto per rimediare e munirti di questo software. Nella scelta, però, devi prendere in considerazione alcuni elementi.

Confrontati con il tuo team

Prima di iniziare a valutare con quale sistema di prenotazione online puoi lavorare, devi parlare con il tuo staff e vedere quali sono i loro bisogni. Devi raccogliere le idee su ogni area importante della tua attività (dalla finanza, al marketing, alle vendite). Devi chiedere quali sono le loro necessità e quali di queste non sono state ancora soddisfatte. L’operazione da compiere, quindi, è quella di allineare questi bisogni con gli obiettivi generali della tua azienda così da avere una visione completa e decidere quale sistema di prenotazione può essere più funzionale.

Definisci con esattezza quali sono le tue priorità

Fai una lista di tutti gli elementi che ritieni necessari per migliorare le tue attività e organizzali in base alla loro priorità.  È importante per capire cosa acquistare. Ed è altrettanto importante che la tua squadra sia lì mentre compili questa lista, per aiutarti a decidere e non perdere nessun elemento. Ci sono infatti profonde differenze tra le funzionalità dei software di prenotazione online e avere una chiara idea di quali sono le tue esigenze ti aiuterà a scegliere il migliore, a prescindere dal prezzo.

Attenzione alla caratteristiche basilari

Oggi è quasi imprescindibile che software e applicazioni per effettuare prenotazioni online abbiano delle caratteristiche base. Come ad esempio la possibilità di lavorare in cloud; accettare più opzioni di pagamento (carta di credito, bonifico bancario, PayPal); organizzare gli ordini e le prenotazioni ricevute, effettuare prenotazioni in tempo reale ed infine integrarsi con altre piattaforme aziendali come CMS, CRM e software di Email Marketing.

Tieni in considerazione il tuo budget

Sarebbe bello non doversi preoccupare delle spese in generale e non dover basare le proprie decisioni sul costo del software. Però, per gestire al meglio la tua attività, hai bisogno di sapere quanto andrai a pagare il tuo sistema di prenotazione online per capire se è effettivamente conveniente. Presta particolare attenzione alle modalità di abbonamento e percentuali sulle commissioni o richieste gestite perché può essere difficile tenere sotto controllo questa tipologia di costi.

È semplice e facile da usare?

Una delle prime cose a cui pensare quando scegli un sistema di prenotazione online è la semplicità. I tuoi clienti non devono trovarsi in difficoltà mentre cercano di ordinare o prenotare un servizio. Il software, inoltre, deve riuscire ad integrarsi facilmente con gli altri sistemi che stai usando. In questo modo sarà più facilmente implementabile anche con i processi e le attività già in atto nella tua impresa.

Fai attenzione alle condizioni di utilizzo

Il tuo sistema di prenotazioni online ha bisogno di definite condizioni di utilizzo e trattamento dei dati. Se policies e condizioni di utilizzo del sistema di prenotazione online non sono ben definite puoi rischiare multe salate in caso di controlli. Un buon sistema di prenotazione ti permette di creare policies per definire i servizi, la valuta delle transazioni, paesi di partenza e di destinazione e informazioni aggiuntive.

Monitoraggio e reportistica

La reportistica è una parte fondamentale di qualsiasi attività commerciale ed è altrettanto importante quando si lavora con un sistema di prenotazioni online. Un rapporto approfondito ti permette di avere una visione migliore delle prenotazioni ricevute, il loro stato e di avere un controllo più ampio delle tue attività, così da perfezionare e regolare le tue politiche ed eventuali funzionalità. Strumenti avanzati di prenotazione online ti permettono inoltre di scaricare le anagrafiche dei tuoi clienti e altri dati che potrebbero essere importanti.

Come cambieranno i tuoi processi interni

Una cosa a cui devi pensare è a come cambieranno i tuoi processi interni e devi prepararti a ciò di cui potresti aver bisogno (ad esempio una formazione del personale). Prova ad anticipare quali flussi di attività saranno modificati e quali saranno i principali cambiamenti. Ad esempio i processi quotidiani potrebbero essere automatizzati o comunque ridotti di molto e allo stesso tempo il tuo personale può avere più facilmente accesso a tutte le informazioni. Il tuo team potrà conoscere lo stato delle prenotazioni e ordini ricevuti e quindi gestire meglio e in maniera più flessibile tutte le attività.

Il software è facilmente integrabile nel tuo sito web?

I sistemi di prenotazione online, che si basano sul cloud, in genere nascono per essere integrati nella maggior parte dei CMS sia proprietari sia Open Source. Nonostante siano molto facili da integrare, tieni a mente che non sempre potrai avere il pieno controllo del flusso delle prenotazioni. Questo perché, per completare l’ordine, gli utenti possono essere reindirizzati alla piattaforma di prenotazione, uscendo quindi dal tuo sito durante il processo. Per avere un controllo totale del processo può essere necessaria una soluzione personalizzata o fare in modo che il software comunichi con tutte le altre tue piattaforme aziendali. Così facendo potrai analizzare i comportamenti degli utenti durante i processi di prenotazione e ottimizzare le conversioni.

Assistenza e supporto del fornitore del servizio

Che dire a riguardo? È fondamentale per la tua azienda ricevere supporto quando ne ha bisogno. È necessario ricevere risposte tempestive quando si hanno dei problemi tecnici. Questo può avere un impatto anche sui costi. Quindi devi porti le seguenti domande: quanto ci vuole per ottenere supporto? Bisogna pagare un extra per avere subito le risposte alle domande? Inoltre, l’assistenza clienti è disponibile anche nel nostro fuso orario?

Avrai quindi compreso che scegliere il miglior sistema di prenotazione online richiede tempo e attenzione. Devi fare attenzione ai costi e alle caratteristiche di cui hai bisogno. Seleziona, quindi, l’opzione a te più congeniale e che soddisfi tutte le esigenze interne ed esterne.

Quali sono i reali vantaggi di un sistema di prenotazione online

Come abbiamo già detto, un sistema di prenotazione online è un software che consente ad un utente di effettuare un ordine ed eventualmente pagare attraverso un sito web. I sistemi di prenotazione avanzati consentono di fare prenotazioni anche attraverso i social network e utilizzando vari dispositivi come telefoni cellulare e tablet.

I principali trend in ambito eCommerce, negli ultimi cinque anni, hanno mostrato come la parola chiave sia “semplificazione”. Alcune ricerche hanno rivelato che maggiori sono gli step che separano gli acquirenti dal loro acquisto e minori saranno le probabilità che lo portino a termine.

Inoltre, forzare il cliente a prenotare tramite telefono può limitare il numero di prenotazioni che potresti ricevere. Ecco perché è il caso di affidarsi ai sistemi di prenotazione online e di capitalizzare tutti i vantaggi che offrono.

Questo, ovviamente, non significa che il sistema di prenotazione tradizionale scomparirà del tutto, anzi.

Teniamo sempre presente che per prenotare tramite un sistema di prenotazione online la prerogativa è quella di avere l’accesso ad Internet.

Oggigiorno quasi tutti ce l’hanno, ma, qualora qualcuno non dovesse disporne, è bene affiancare il software di prenotazioni online con il classico sistema di prenotazione telefonica. In questo modo potrai gestire qualsiasi tipo di ordine e sfruttare tutti i vantaggi della sinergia tra i due sistemi.

Sistemi di prenotazioni online fanno risparmiare tempo al personale

Se pensiamo ad un sistema di prenotazione telefonico è evidente come sia richiesto personale qualificato per gestire le chiamate telefoniche di utenti finali che non solo vogliono prenotare ma magari anche richiedere maggiori informazioni ed essere guidati lungo tutto il processo.

In sostanza, i membri del tuo staff devono essere costantemente disponibili per gestire le prenotazioni. Potrebbe non essere un problema, ma, le ore lavorative di una persona sono comunque limitate e tutto potrebbe essere risolto con il passaggio ad un sistema online automatizzato.

Con un sistema online automatizzato il cliente può autonomamente scegliere le proprie opzioni, controllare la disponibilità delle date e degli orari. Può pagare con la propria carta di credito e ricevere una conferma via email senza nessun intervento umano. Per svolgere queste operazioni non c’è bisogno di personale, che è quindi libero di compiere altre mansioni più utili con il proprio tempo.

Sotto questo aspetto le piattaforme di prenotazioni online rappresentano un grande vantaggio per le aziende che ne usufruiscono.

Rimuovono il collo della bottiglia generato dai sistemi di prenotazione telefonica

Se si utilizza un sistema di prenotazione telefonica potrebbero formarsi dei colli di bottiglia nella tua attività che impediscono ai clienti di effettuare prenotazioni con la tua azienda.

La maggior parte dei sistemi di prenotazione telefonica si basa su dei clienti che chiamano durante l’orario di ufficio, ma, ci sono anche alcune persone che non riescono a chiamare in orari lavorativi. Inoltre, bisogna considerare che con questo sistema di prenotazione soltanto una persona alla volta può fare degli ordini, a meno che non si operi su più linee (questo però richiederebbe ancora più personale). Viene quindi a formarsi un collo di bottiglia che potrebbe limitare il numero di opportunità e prenotazioni ricevute.

Le piattaforme di prenotazione online, invece, offrono il grande vantaggio di consentire al cliente di poter effettuare una prenotazione in qualsiasi momento, ovunque e con qualsiasi dispositivo. Questo significa rimuovere il collo di bottiglia che si potrebbe creare nella procedura di prenotazione tradizionale e sbloccare il potenziale della tua attività.

In più, aumentare la disponibilità delle prenotazioni sul tuo sistema non causa alcuno svantaggio. Non esitare, quindi, a fare delle piattaforme di prenotazione online una parte della tua strategia di vendita e/o generazione di opportunità.

Maggiore cooperazione e sinergia tra sales e marketing

Un altro vantaggio dei sistemi di prenotazione online è sicuramente la raccolta e la disponibilità di informazioni riguardo i tuoi clienti e le attività di prenotazione ricevute.

Sistemi di prenotazione online più avanzati possono funzionare in un modo molto simile ad un CRM raccogliendo, catalogando e organizzando le informazioni che i tuoi clienti inseriscono mentre effettuano una prenotazione o richiedono un servizio.

Queste informazioni se condivise e veicolate su altre piattaforme digitali aziendali possono rappresentare un asset strategico sia per il Marketing sia per le attività di Sales.

Sapere con esattezza cosa un cliente ha richiesto e in quali modalità può offrire la possibilità al tuo team di vendita di effettuare azioni mirate di up-selling e cross-selling proponendo servizi o prodotti aggiuntivi.

Anche il tuo team di Marketing può sfruttare queste preziose informazioni, soprattutto considerando le richieste e domande degli utenti, per comprendere con più precisione chi sono i tuoi clienti ideali e definire la strategia di comunicazione più idonea per attirarne l’attenzione.

Un approccio moderno alle prenotazioni online

Oggi difficilmente un potenziale cliente viene a conoscenza della tua azienda tramite un elenco telefonico, annunci sui giornali oppure sfogliando una rivista o un catalogo. Piuttosto la maggior parte degli utenti viene a conoscenza della tua attività attraverso ricerche online.

Un sistema di prenotazione online può trasformare radicalmente gli obiettivi e lo scopo del tuo sito web aziendale. Non più una semplice vetrina digitale dove gli utenti vengono ad informarsi sulla tua attività e servizi offerti ma piuttosto uno strumento in grado di guidare un potenziale cliente lungo tutto il suo processo di acquisto.

Prenotazioni online possibili 24 ore su 24

Qual è un’altra differenza con un sistema di prenotazione tradizionale? Il fatto che con un software online si possono gestire prenotazioni 24 ore su 24 in modo più semplice e più economico.

Di solito gli orari di lavoro standard all’interno di un’azienda vanno dalle 9 di mattina alle 17, dal lunedì al venerdì.

I clienti però non sempre riescono o desiderano effettuare le prenotazioni in queste fasce orarie. Inoltre tieni in considerazione che in tal caso potresti precludere l’opportunità di ricevere prenotazioni e ordini nei giorni festivi. Infine, alcune persone cercano dei servizi o effettuano prenotazioni di notte o la mattina presto: ovvero quando non sono a lavoro.

È quindi fondamentale che il tuo sistema di prenotazione sia in grado di prendere ordini fuori dagli orari di lavoro, andando a compensare tutte le ore che il lavoro umano non riesce a coprire.

L’ultima cosa di cui hai bisogno è di un sistema che lavora solamente quando lavori anche tu o il tuo team, cosa che al giorno d’oggi non è più sostenibile.

Clienti illimitati e appuntamenti ricorrenti

Nulla potrebbe essere più frustrante per un tuo potenziale cliente di non riuscire a prenotare o richiedere ciò che desidera perché le tue disponibilità non sono state ben specificate.

Cerca di far in modo che in caso di esaurimento delle disponibilità di prenotazioni o servizi vengano proposte soluzioni alternative agli utenti. Ad esempio uno sconto se si accetta di dilazionare nel tempo le richieste o vengano proposti automaticamente altri orari e disponibilità.

In questo modo il tuo software di prenotazione ti permetterà di gestire clienti e appuntamenti illimitati. Potrai rimanere concentrato sul far crescere la tua attività e non dovrai preoccuparti di raggiungere delle soglie massime.

Inoltre, un altro dei vantaggi è quello di prendere degli appuntamenti ricorrenti così da aumentare le entrate per la tua azienda.

Ad esempio, se hai un cliente che vuole prenotare dal tuo sito ogni martedì per i prossimi tre mesi, con il tuo software di prenotazioni puoi programmarlo in una volta sola. Questo genere di pianificazione significa avere la flessibilità necessaria per fidelizzare i clienti e aumentarne il valore nel tempo. E in questo il modo il cliente non deve più preoccuparsi di effettuare tutte le prenotazioni, in quanto il sistema lo fa automaticamente.

Promemoria via email e SMS

Riallacciandoci al discorso degli appuntamenti ricorrenti dobbiamo aggiungere che il sistema può ovviare al problema della mancata presentazione. Come? Tramite l’invio di un SMS o di una email dal sistema di prenotazione. È utile per ricordare al cliente l’appuntamento. Il vantaggio è che il software compie questa operazione automaticamente, senza che tu debba preoccuparti per ogni appuntamento fissato.

La sicurezza dei dati delle prenotazioni online 

Quando si naviga online la sicurezza è fondamentale. Le tue attività commerciali e i dati dei tuoi clienti devono essere sempre protetti e al sicuro.

Quando bisogna scegliere un sistema di prenotazione online uno dei requisiti principali è che il sistema sia crittografato e che offra un’archiviazione sicura dei dati del cliente basata sul cloud. Più la tecnologia avanza e si evolve, più sono importanti temi come privacy e sicurezza dei dati. È necessario assicurarsi fin dal primo giorno che il servizio di prenotazione assicuri la completa protezione delle informazioni aziendali.

Devi essere accorto, attento e diligente soprattutto nel trattamento dei dati dei clienti. Dati che riguardano anche la carta di credito, ovviamente.

Sapere che il sistema è crittografato e il pagamento è sicuro invoglierà di più i clienti a portare a termine le conversioni. Un software di prenotazione online sicuro non solo consente il pagamento immediato, in più garantisce che gli acquisti siano completamente protetti. Questo contribuisce ad aumentare la fiducia sia all’interno che all’esterno della tua azienda.

Le prenotazioni online possono essere effettuate tramite più dispositivi

Con i vecchi sistemi di prenotazione tradizionali l’unico modo per prenotare era quello di utilizzare il telefono e chiamare.

Invece, uno dei vantaggi offerti dai nuovi sistemi di prenotazione online è la possibilità di poter usare un’ampia gamma di dispositivi. Puoi quindi effettuare un ordine tramite uno smartphone, un tablet, un computer e avere comunque un’esperienza di navigazione soddisfacente.

Ormai quasi tutti possiedono un cellulare con una connessione ad Internet. Per questo è importante garantire al tuo sistema di prenotazione l’accesso mobile, così che i tuoi clienti abbiano la possibilità di prenotare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Inoltre, l’accesso mobile non è utile solamente al cliente ma lo è anche dal punto di vista della gestione della tua attività. Infatti, tramite la connessione dal tuo dispositivo mobile. Puoi accedere al tuo calendario in qualsiasi momento e controllare chi ha effettuato delle prenotazioni e quali saranno i tuoi prossimi appuntamenti.

Sincronizzazione con calendari esterni

Spesso molti di noi utilizzano calendari esterni, come Google Calendar, per tenere traccia dei vari impegni e appuntamenti. Quindi la possibilità di sincronizzare questo calendario con il software di prenotazione online sarebbe ottimo per gestire al meglio la tua attività. In questo modo, ogni volta che viene effettuata una prenotazione, il sistema in automatico controlla anche il calendario esterno, senza che debba essere tu a controllare.

Questo è uno dei tanti vantaggi dei sistemi di prenotazione online, grazie al quale puoi tenere sotto controllo ogni tuo appuntamento. Senza perdere di vista nulla.

Prenotazioni online: un sistema che cresce insieme alla tua azienda

Degli ottimi sistemi di prenotazione online, man mano che la tua azienda cresce, cresceranno insieme ad essa, senza ostacolarla.  Andranno ad alimentare lo spirito innovativo della tua attività e saranno personalizzabili per seguire le direzioni che il tuo business prenderà (allineandosi anche alle nuove tecnologie).

Per questo motivo è molto importante non solo essere certi che il sistema di prenotazioni online risponda alle attuali esigenze aziendali. Ma anche pianificare una futura roadmap di sviluppo.

Ad esempio: Si dovranno gestire anche altre tipologie di prenotazioni? Si apriranno nuovi mercati all’estero? Si introdurranno nuove piattaforme aziendali (CRM, Websites)?

In questo modo è possibile scegliere un software di prenotazione online in grado di rispondere ad eventuali necessità emergenti, senza limitare l’adozione di nuovi strumenti o processi aziendali.