In Gestione aziendale

Qual è la differenza tra ERP e Gestionale?

Enterprise Resource Management ERP software system for business resources plan presented in modern graphic interface showing future technology to manage company enterprise resource.

 

Usati spesso come sinonimi, i due termini si riferiscono a soluzioni software differenti

 

Piuttosto di frequente, in riferimento alle piattaforme ERP, capita di leggere, o sentire, i termini software gestionale usati come sinonimo. 

Non si tratta propriamente di un errore: in entrambi i casi ci si riferisce a piattaforme software, più o meno strutturate, che gestiscono i processi di lavoro ed il passaggio dei dati all’interno di un’azienda. 

Eppure, le differenze tra i due sistemi sono significative, sia in termini di struttura, sia in termini di utilizzo all’interno delle realtà aziendali, ed è interessante esaminarle.

C’è da dire che quest’uso disinvolto dei due termini come sinonimi, sembra essere più radicato e diffuso nella realtà aziendale italiana, rispetto al resto dell’Europa e agli Stati Uniti.

 

Questo perché in Italia, l’uso della definizione PMI (Piccola e Media Impresa) è inserito in un contesto locale molto diverso, rispetto al contesto europeo o americano.

Per quanto riguarda l’Europa, la definizione di micro, piccole e medie imprese è, nello specifico, contenuta nella Raccomandazione 2003/361/CE, attraverso cui la Commissione Europea ha stabilito i parametri per la determinazione della dimensione aziendale delle imprese, ai fini della concessione di aiuti alle attività produttive:

 

 

TIPO ADDETTI

FATTURATO

TOTALE DI BILANCIO
Micro Impresa <10 < 2 mil. oppure < 2 mil.
Piccola Impresa <50 <10 mil. oppure <10 mi.
Media Impresa <250 < 50 mil. oppure < 43 mil.

 

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Considerando che la dimensione media delle imprese italiane rimane sostanzialmente sotto i 4 addetti (Fonte ISTAT https://www.istat.it/it/files/2019/12/C14.pdf), in questo contesto locale si sposta anche la definizione commerciale che le aziende produttrici danno ai loro software, indicando spesso, con il termine ERP, le soluzioni software gestionali più evolute.

 

I software gestionali

Chiarita questa particolarità interpretativa legata al contesto imprenditoriale italiano, proviamo a specificare le coordinate di movimento per ciascuno dei due sistemi software.

Un software gestionale tende principalmente a raccogliere e consuntivare informazioni nelle diverse aree operative aziendali (amministrazione, produzione, magazzino ecc.), al fine di renderle poi disponibili alla consultazione: in pratica, è sviluppato per permettere alle aziende di gestire le funzioni, o attività, identificate come core dall’azienda stessa. 

Esistono, a seconda delle esigenze, gestionali per la produzione, per la contabilità, per gestione della supply chain o della rete vendita

Spesso, questi software non dialogano tra loro in maniera nativa, e non si basano sul medesimo database. Questo comporta una serie di problematiche, come la duplicazione dei dati e l’incoerenza delle informazioni riguardanti gli stessi processi.

Non di rado, aziende che si occupano di un focus molto preciso e delimitato, come ad esempio stoccaggio merci in magazzino, si dotano di gestionali che seguono al dettaglio questa unica attività.

Non si tratta, ovviamente, di una scelta sbagliata, anzi: è dettata dalle specifiche necessità d’impresa e viene incontro al 100% a tutti i need aziendali.

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Il perimetro di azione degli ERP

Un ERP è parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda: li controlla, li gestisce, propone cosa fare e quando è consigliabile eseguire certe attività. 

Un ERP è in grado di proporre cosa e quando acquistare, da quali fornitori, e cosa e quando lanciare in produzione. Per poter fare ciò, l’ERP utilizza ovviamente tutte le informazioni possibili, tratte dai processi aziendali: per esempio, quali lavorazioni, componenti o materie prime sono necessari per produrre un articolo, quali le giacenze dei magazzini lungo l’arco temporale, quali le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, quali i costi o i tempi di approvvigionamento (tempi totali di produzione o acquisto).

Un’ulteriore caratteristica che distingue gli ERP dai gestionali, sta nella capacità di offrire contemporaneamente una più ampia flessibilità di configurazione per adattarsi ai flussi aziendali, ed allo stesso tempo, una struttura che già contiene al suo interno best practice e modelli organizzativi ottimizzati con il contributo dei clienti: modelli che si rivelano utili soprattutto quando l’azienda deve innovare la propria organizzazione.

 

Struttura modulare

A differenza dei gestionali tradizionali, che, per necessità, come abbiamo visto, possono essere progettati a compartimenti stagni, per svolgere operazioni relative a un solo processo, gli ERP sono composti da più applicativi, ognuno dei quali costituito da diversi moduli, dedicati a una funzione specifica. 

Questa struttura modulare, permette flessibilità e possibilità di personalizzazione in fase di sviluppo e customizzazione del sistema: ogni ERP, generalmente, è configurato su misura per adattarsi nel miglior modo possibile alle reali esigenze operative, direzionali e strategiche dell’azienda che lo utilizza.

 

Controllo del workflow aziendale

L’ERP è in grado di operare attivamente sul workflow aziendale, suggerendo quali azioni compiere, ed automatizzando in tutto o in parte i processi aziendali. 

Grazie agli ERP, è possibile ridurre gli errori e gli sprechi, ottimizzare il workflow, i tempi di lavoro, la gestione delle risorse materiali e umane.
I nuovi ERP, inoltre, sono capaci di tracciare ogni azione svolta dagli utenti all’interno dei vari applicativi, garantendo la qualità dei processi e, di conseguenza, la loro certificabilità.

 

Data mining e business intelligence

Gli ERP di ultima generazione presentano funzioni avanzate di data mining e business intelligence, pertanto, permettono agli analisti aziendali di interrogare il database attraverso le funzioni di analisi multidimensionali, elaborando i dati grezzi secondo modelli funzionali alle strategie aziendali: dalla produzione alle vendite, dal marketing al CRM.
I gestionali hanno l’obiettivo di supportare la gestione aziendale attraverso strumenti informativi, gli ERP hanno il compito di contribuire al miglioramento dei processi, all’ottimizzazione di strumenti, azioni e risorse, all’incremento della produttività e quindi, in ultimo, alla crescita generale del business.

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La differenza, in sintesi

Capire la differenza tra sistema ERP e software gestionale è fondamentale quando si sta per affrontare una fase di cambiamento, che prevede la ristrutturazione dei sistemi informativi aziendali e l’introduzione di un software più avanzato.

Gartner (https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/enterprise-resource-planning-erp )  definisce l’ERP come una strategia tecnologica che integra una serie di funzioni di business (acquisti, finanza, risorse umane), con gli aspetti di operation (produzione, distribuzione), attraverso connessioni molto strette, dalle transazioni ai record finanziari.

La chiave che differenzia una soluzione ERP da un software gestionale è “controllo di processo”. Un ERP viene costruito ed adattato per seguire tutti i processi aziendali, i flussi di informazione ed il supporto di tutti i reparti aziendali nelle loro attività, seguendo determinate logiche di flusso. Un software gestionale, tendenzialmente, non si configura necessariamente come il controllore dei flussi organizzativi di un’azienda, ma si concentra sulla consuntivazione delle attività.

Gli elementi che principalmente distinguono un software ERP da un gestionale sono quindi 3:

  1. Integrazione ottimale di tutte le funzioni, per utilizzare al meglio i dati inseriti, con conseguente elaborazione delle informazioni per proporre o pianificare attività e ordini; 
  2. Controllo attivo di tutti i processi aziendali tramite workflow, con un duplice obiettivo:

 

  • Massimizzare la velocità delle decisioni e l’efficienza di tutto il sistema
  • Garantire la qualità dei processi, e, conseguentemente, la certificabilità,

 

  1. Capacità di raccogliere ed elaborare, tramite strumenti di data mining e business intelligence integrati, i dati sintetici che, eventualmente riassunti in un’unica dashboard, consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda.

Volendo sintetizzare al massimo la diversità tra ERP e gestionale tradizionale, il discorso si riduce a una sola espressione: controllo di processo

 

Quale software scegliere per la propria azienda?

Alla luce di queste differenze, è chiaro che una realtà aziendale complessa e altamente strutturata dovrebbe adottare un ERP progettato su misura per le proprie esigenze, mentre una piccola o piccolissima impresa, nell’accezione italiana del termine, può valutare senza problemi l’adozione di un gestionale che sia commisurato alle necessità di gestione particolari, senza rischiare di avere un software sottodimensionato.

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