Le Mailroom digitali: i vantaggi per le aziende della posta 2.0

Tre motivi per cui le Mailroom digitali non saranno solo una parentesi della tua storia aziendale

Con la diffusione del COVID-19, molte aziende si sono avvicinate al mondo dello smart-working. Se da un lato questa scelta ha permesso loro di sopravvivere alle restrizioni, dall’altro ha dato luogo a nuove sfide da affrontare. Vi erano, infatti, delle attività aziendali in cui l’approccio analogico – incompatibile con la gestione in remoto – era ancora contemplato perché abbastanza efficiente. Perciò, in alcuni casi è stato necessario avviare un processo di digitalizzazione “forzata”, culminato nella diffusione di strumenti come le Mailroom digitali.

Gestire manualmente la corrispondenza non era un grosso problema prima dell’era dello smart-working, ma lo è diventato con la chiusura delle sedi aziendali fisiche. Le Mailroom digitali sono state la soluzione perfetta: esse permettono di acquisire e smistare in maniera veloce i documenti ricevuti in formato cartaceo. In questo modo, file e informazioni ottenuti via posta possono essere inoltrati digitalmente alle aree aziendali di competenza.

La diffusione delle Mailroom digitali ha sottolineato quanto la digitalizzazione possa fare la differenza in termini di resilienza aziendale. Ci sono, però, altre ragioni per cui questo trend è destinato a permanere anche nel post-pandemia.

I costi di gestione si abbassano grazie alle Mailroom digitali

Avere una Mailroom digitale significa dimezzare i tempi e i costi di elaborazione della posta in arrivo. Per gestire manualmente la corrispondenza, infatti, sono necessari:

• Un ufficio apposito
• Della forza-lavoro dedicata alla lettura, all’elaborazione e allo smistamento della posta in arrivo

I problemi annessi a questi elementi sono due: le spese e la reattività. Per comprenderne la portata, basti pensare all’iter che ogni lettera ricevuta deve affrontare prima di giungere all’area aziendale più opportuna. In assenza di Mailroom digitali, un dipendente legge e analizza il contenuto del documento. Una volta individuato il destinatario, il documento deve essere consegnato o spedito all’area corretta. Bisogna, quindi, investire ulteriore denaro per l’impacchettamento e i servizi di spedizione. Inoltre, in presenza di errori, questi step devono essere ripetuti più volte: anche in questo caso, la digitalizzazione può davvero aiutare. Optando per una Mailroom digitale, i costi di spedizione sono azzerati, così come i tempi di attesa per la ricezione dei documenti inoltrati. Ma non è tutto.

 

Il segreto per un’azienda più connessa

Se si dispone di una Mailroom digitale, ogni documento in arrivo è scansionato e aggiunto ad un database. Avere una copia in digitale di ogni file ricevuto significa:

• Disporre di uno storage di documenti completo ed ordinato a disposizione dell’area legale
• Poter risolvere facilmente problemi legati alla scelta di un destinatario errato

Quest’ultimo punto diventa rilevante se si pensa alle aziende che dispongono di più sedi in luoghi diversi. In questo caso, indirizzare un documento importante all’ufficio sbagliato significa allungarne di molto i tempi di reazione. Le Mailroom digitali risolvono completamente questo problema: per inoltrare un file, infatti, bastano pochi clic.

Le Mailroom digitali migliorano il data sharing aziendale

Oltre agli aspetti già citati, c’è un altro punto di forza che rende la gestione digitale della corrispondenza una scelta vincente. Una volta scansionato, ogni documento ricevuto è pronto per essere inoltrato all’ufficio di competenza: grazie alle Mailroom digitali, quest’ultima azione può essere automatizzata.

Per farlo, basta realizzare dei flussi di lavoro ad hoc. Un flusso di lavoro, (o workflow)  consiste nell’automazione di una o più azioni (tasks) come diretta conseguenza di un trigger. Questo modello può essere utilizzato con successo per automatizzare la spedizione di corrispondenza ad un determinato ufficio. In questo caso, la scelta del trigger potrebbe ricadere su un particolare aspetto del documento. Ad esempio, si potrebbe utilizzare il trigger “riconosci parola chiave Ufficio amministrativo” per automatizzare l’azione “spedisci documento all’Ufficio amministrativo”.

Tuttavia, creare un workflow da zero è un’operazione complicata: per non commettere errori, affidati ad un buon software di Workflow Management. Essi permettono, mediante un’interfaccia, di creare, modificare e visualizzare i workflow già realizzati. Per i tuoi flussi di lavoro, scegli il supporto di Semplisio. Semplisio è una piattaforma che permette di creare workflow completi grazie alla vasta gamma di app integrate . Da ERP a servizi di spedizione, da E-Commerce builder a servizi CRM: tutto diventa alla portata di ogni azienda. Ma c’è di più.

Le potenzialità del connubio workflow-Mailroom digitali in Semplisio non finiscono qui. Se il documento non è indirizzato ad un ufficio ma ad un gruppo di persone, è possibile impostare un flusso di lavoro adibito alla creazione automatizzata di quest’ultimo. Grazie all’integrazione Semplisio-Microsoft Teams – prossimamente disponibile – quest’operazione può essere svolta in pochi clic. Basterà soltanto abbinare un trigger ad una serie di tasks finalizzate al riconoscimento delle persone da aggiungere al Gruppo Teams. Per avere maggiori informazioni su Semplisio e sulle ultime novità, clicca qui.