Come automatizzare i processi aziendali sfruttando i workflow

Tutto ciò che devi sapere sui Workflow per portare la tua azienda in alto sfruttando i vantaggi dell’automazione

Un’azienda può essere paragonata ad un qualsiasi veicolo a motore: affinché funzioni, sono necessari solo quattro ruote, qualche litro di carburante e pochi altri elementi. Se si desiderano delle prestazioni migliori, però, bisogna investire in accessori: è così che una vettura base può diventare un veicolo più efficiente, duraturo e sicuro.

Per un’attività di successo, non c’è optional migliore dei workflow. Essi danno una marcia in più alle aziende già avviate e aiutano le più giovani ad emergere subito rispetto ai competitors. Versatili e funzionali, i workflow rivoluzionano qualsiasi aspetto: ogni area aziendale, infatti, può godere dei benefici dell’automazione.

Esploriamo il mondo dei workflow, prima di svelare i segreti che potranno far decollare la tua azienda.

I workflow: cosa sono e come funzionano

Un workflow (in italiano tradotto come flusso di lavoro) è composto da tre elementi fondamentali:

• Il fattore scatenante (trigger)
• Una o più attività (tasks)
• Il risultato raggiunto (outcome)

La logica alla base è molto semplice: affinché le tasks previste dal workflow per ottenere l’outcome vengano svolte, è necessario che un segnale (trigger) sia ricevuto. Il trigger può essere costituito da azioni autonome o dettate da condizioni, mentre le tasks sono semplicemente una o più attività svolte per ottenere un certo risultato.

Un banale esempio di flusso di lavoro si può trovare in un’automobile quasi a secco nel corso di un viaggio. Il trigger è l’assenza di carburante all’interno del serbatoio, la task è l’accensione della spia luminosa sul computer di bordo, l’outcome è la segnalazione del problema al conducente. Questo meccanismo può diventare più complesso: basta aggiungere un altro trigger o un’altra task, magari affiancando all’accensione della spia un segnale sonoro.

 

Workflow vs processi: le differenze

Una volta analizzato il meccanismo alla base dei flussi di lavoro, è evidente quale sia il nesso tra il mondo dei workflow e quello aziendale. Cambiando semplicemente l’identità degli attori in gioco, questa logica può essere utilizzata per automatizzare una vasta gamma di processi.

Spesso, i termini “workflow” e “processo” sono utilizzati come sinonimi; pur essendo collegati, essi non esprimono affatto la stessa idea. Se il processo è l’insieme delle azioni che servono per ottenere un determinato risultato, il workflow indica gli step necessari per automatizzarlo. Nell’esempio precedente, l’accensione della spia è il processo, mentre il workflow è il susseguirsi di trigger, task e outcome. Quindi, un processo può esistere senza un workflow ma un workflow necessita di un processo.

Perché ogni azienda dovrebbe aprirsi all’automazione

Quando si parla di automazione di processi, la prima immagine evocata riguarda quasi sempre il campo industriale. Il lavoro simultaneo di decine di braccia meccaniche in una fabbrica o l’attivazione dei sensori di controllo di una macchina, ad esempio, sono regolati da workflow creati ad hoc. Sebbene queste siano le applicazioni più comuni nell’immaginario collettivo, non sono le uniche possibili: l’automazione può migliorare anche le realtà non industriali.

Un’azienda può sfruttare con successo le potenzialità dei flussi di lavoro. In questo ambito, essi sono spesso applicati per:

• Migliorare la comunicazione interna: grazie ai workflow è possibile automatizzare la scrittura di mail e sms che permettono di avvisare l’intero team in caso di importanti notifiche
• Ottimizzare e velocizzare la customer service: attraverso l’utilizzo di bot si assicura un supporto continuativo al cliente
• Perfezionare la customer experience, rendendola più veloce e accattivante: nel caso degli E-Commerce, eliminare l’approccio manuale significa completare gli acquisti in modo fluido.
• Ottenere dati relativi ai bilanci: nell’ambito del retail, grazie ai workflow è possibile mantenere costantemente aggiornato l’inventario e quindi i guadagni.

In generale, l’automazione è sempre una buona idea: i workflow superano i limiti dell’approccio manuale, migliorando le prestazioni.

Risparmiare tempo grazie alle automazioni

Per capire l’impatto dei workflow su un’azienda, immagina di possedere un negozio. Per chiudere i bilanci mensili e analizzare il trend di vendite si devono effettuare i seguenti processi:

• Acquisto dei prodotti all’ingrosso
• Aggiornamento e realizzazione dell’inventario ad ogni acquisto/vendita
• Registrazione dei prodotti venduti
• Calcolo dei guadagni netti

Eseguire queste azioni in modo manuale significa non solo rischiare di commettere errori, ma anche sprecare tempo ed energie in operazioni ripetitive. Tutto ciò potrebbe gravare sui guadagni, sull’immagine dell’attività e soprattutto sulla motivazione dei lavoratori: l’elaborazione di un workflow può aiutare a risolvere ogni problema in un solo colpo. La presenza di operazioni cicliche e facilmente programmabili permette di costruire un flusso di lavoro in maniera agevole, attraverso la scelta di trigger, task e outcome.

I segreti per costruire un workflow perfetto

Ogni workflow vincente nasce da idee chiare, per realizzarne uno è quindi necessaria un’attenta fase di progettazione. Focalizzare i propri obiettivi è fondamentale perché consente di velocizzare i tempi di realizzazione e di non inserire delle informazioni inutili. Inoltre, in questa fase è bene controllare se ci sono altri workflow già esistenti che presentano strutture facilmente adattabili: in tal caso, è possibile valutare di espanderli per risparmiare tempo e denaro.

La quantità dei dettagli presenti nella progettazione di un workflow dipende dalla sua destinazione d’uso. Soprattutto in presenza di più tasks, si devono fornire tutte le informazioni necessarie a verificare se e quando un’azione è stata completata (trigger e outcome).

Abbozzare una mappa del flusso di lavoro è il modo migliore per studiarne i limiti: questa mossa deve essere effettuata ancor prima di elencare gli attori in gioco, in modo da avere un’idea dello “spazio a disposizione”. Questi confini non sono però rigidi: la scalabilità è uno dei punti di forza maggiori dei workflow, che possono quindi crescere con le necessità aziendali. Solo dopo aver concluso questa prima fase si può passare alla parte operativa.

Il modo più semplice per valutare e gestire le tasks è creare una lista, così da comprendere quali siano davvero le azioni essenziali per raggiungere i propri obiettivi. Tornando all’esempio del negozio, quelle necessarie per costruire un workflow adatto alla sua gestione sarebbero:

• “Aggiungi all’inventario l’oggetto X acquistato all’ingrosso ”
• “Rimuovi l’oggetto X dall’inventario e aggiungi guadagno relativo alla vendita dell’oggetto X al totale”

Dopo aver deciso l’ordine di collocazione delle tasks, si deve tracciare il filo conduttore che le automatizzi, creando le connessioni logiche desiderate. I trigger delle azioni presentate potrebbero essere, in ordine:

• “Se l’oggetto X è acquistato all’ingrosso”
• “Se l’oggetto X è venduto dal negozio”

Alla fine di questo flusso, l’outcome restituito è il valore dei guadagni ricavati dalle vendite e tale informazione sarà sempre aggiornata ad ogni ripetizione. Tutto ciò avviene in maniera completamente automatica e priva di errori.

 

L’utilizzo dei workflow può davvero migliorare le prestazioni di un’azienda, ma per costruirli devono essere affrontati numerosi step. Senza il giusto supporto, questa procedura potrebbe risultare complicata: il segreto per il successo risiede nella scelta di un buon software di workflow Management. Grazie a questi programmi è possibile gestire e modificare ogni workflow, massimizzando i benefici ad essi collegati. Un software di Workflow Management di alta qualità dovrebbe:

• Avere un’interfaccia adatta anche agli utenti meno esperti, attraverso cui mostrare una visione globale dei workflow realizzati
• Permettere di inserire condizioni (“if”) all’interno del flusso e nuovi outcome in maniera agevole ed elastica, così da permettere l’espansione dei workflow
• Dare la possibilità di integrare più flussi e altre piattaforme già esistenti per permettere di gestire ogni aspetto aziendale

 

Semplisio è al fianco delle aziende che vogliono iniziare ad automatizzare i processi all’interno delle proprie divisioni, dando un supporto a 360° grazie ai suoi workflow