Le linee guida per costruire un workflow quasi perfetto

 Ecco su cosa concentrarsi per costruire un workflow efficiente, step-by-step

 

Il tempo è denaro, per ogni azienda. Per questo motivo, è utile sfruttare al massimo i mezzi a disposizione per velocizzare i processi gestionali. Costruire un workflow funzionale, ad hoc per ogni azione, è il un passo decisivo per il raggiungimento di quest’obiettivo.

Ogni giorno, centinaia di azioni sono realizzate in maniera ripetitiva e non critica. Le attività svolte in conseguenza ai numerosi eventi che accadono all’interno di un E-Commerce, ne sono un chiaro esempio: aggiornare l’inventario, registrare le vendite, inviare le informazioni relative agli ordini effettuati sono attività che fanno parte della routine gestionale. Esse non comportano solo ed esclusivamente una perdita di risorse materiali, come quelle economiche. Ad essere sprecato è soprattutto lo spirito critico della workforce, sacrificato in azioni ripetitive.

Costruire un workflow atto a svolgere i processi significa pianificare una strategia per risparmiare risorse. Un workflow è un flusso di lavoro, cioè un modello che prevede la suddivisione in compiti (tasks) di un’azione finalizzata al conseguimento di un obiettivo. In un e-commerce, ad esempio, si potrebbe realizzare un flusso di lavoro per razionalizzare il processo di vendita inserendo le seguenti tasks:

• Invia al cliente una mail di conferma di avvenuto pagamento
• Invia al cliente i dettagli dell’ordine
• Rimuovi oggetto dall’inventario dopo la vendita
• Comunica all’area di shipping i dati del cliente
• Comunica il guadagno all’area contabilità

 

Ciò che rende i workflow così interessanti è la possibilità di automatizzarli. Le tasks, infatti, possono essere svolte in maniera automatica se collegate ad un trigger, cioè la condizione da verificare affinché l’azione avvenga. Desideri questo flusso di lavoro dopo ogni transazione conclusa? Scegli come trigger a monte del workflow “ad ogni vendita effettuata”. Grazie all’automazione, i vantaggi relativi ai flussi di lavoro sono massimizzati.

Non tutti i workflow, però, sono uguali. Ecco pochi e semplici consigli per costruire un workflow funzionale ed ottenere il massimo dei benefici per la tua azienda.

 

Per costruire un workflow perfetto, sposta il punto di vista

Ogni azienda è una realtà a sé stante: non esiste una formula magica che permetta a tutte di realizzare flussi di lavoro di qualità. Vi sono, tuttavia, delle riflessioni da fare prima di passare all’editing dei workflow.

Per costruire un workflow funzionale, bisogna avere ben chiaro non solo l’obiettivo, ma anche i punti di forza e le debolezze della propria azienda. Conoscere il livello di partenza aiuta a realizzare dei piani facilmente attuabili. Inquadrare i processi da inserire, i mezzi da utilizzare e il target di lavoratori da coinvolgere è il primo passo verso il successo. Solo così è possibile stilare una strategia su misura per la propria azienda e quantificare attentamente le spese necessarie ad attuarla.

Non sai da dove partire? Affidati al supporto di un buon CRM

Per costruire un workflow funzionale bisogna prima avere un quadro generale sulle performance della propria azienda. A questo proposito, non c’è niente di meglio dell’analisi dei feedback. Essi, infatti, sono il riflesso diretto delle scelte aziendali. Così come le opinioni positive da parte dei clienti possono portare all’approfondimento di un trend inaspettato, una risposta poco entusiasta aiuta a riposizionare il focus. In questo modo, è più facile comprendere quali siano i processi da migliorare attraverso un flusso di lavoro.

Con l’aiuto di un buon CRM, raccogliere feedback diventa davvero semplice e veloce. Esso permette non solo di valutare le opinioni dei clienti, ma anche di curare ogni dettaglio della customer experience. Grazie a questo tipo di programma, nessun aspetto è lasciato al caso. Ogni interazione di vendita, di marketing e di servizio clienti può essere utilizzata per costruire una strategia mirata alla conquista del target.

Ordine e focus sono necessari per costruire un workflow

Una volta definito il campo di azione attraverso le indagini preliminari, si passa alla parte operativa. Scrivere un flusso di lavoro è un processo delicato ed importante perché da esso dipendono le performance aziendali. Per costruire un workflow di qualità si deve puntare alla centralità del processo: è bene che ogni flusso operi su una sola azione (esempio: la vendita di un prodotto). Questa scelta serve a semplificare il lavoro a chi deve svolgere il workflow. In presenza di più processi, sarebbe molto complicato capire quale task appartenga ad ogni processo. Ciò provocherebbe non solo inutili disguidi, ma anche grandi difficoltà nell’analisi dello stato di avanzamento del flusso.

Una volta scritti i workflow, bisogna organizzarli nel miglior modo possibile. Per preservare la qualità delle performance, sarebbe ideale ordinarli secondo priorità decrescente. In questo modo, le tasks più delicate sono svolte per prime, così da dedicare loro la giusta attenzione. D’altro canto, le attività più “meccaniche” possono essere realizzate per ultime, perché meno impegnative.

Perché non affidarsi alla workflow automation?

Dopo aver definito ed ordinato le tasks il workflow è pronto. Le performance non sono ancora soddisfacenti? Entra nel mondo della workflow automation.

 

La workflow automation di Semplisio è la soluzione ideale per chi desidera migliorare la qualità dei flussi di lavoro, limitando i problemi legati all’approccio analogico. Grazie ai workflow di Semplisio è infatti possibile automatizzare intere fasi di lavoro come quella riguardante il ciclo dell’ordine: abbatti i costi azzerando gli errori.