Software gestionali e ERP: guida all’acquisto

Le soluzioni software ERP possono garantire una moltitudine di vantaggi e opportunità per migliorare l’efficienza e le performance della tua azienda.

Dal monitoraggio e dalla rendicontazione della gestione finanziaria al miglioramento di tutte le attività di Marketing grazie all’integrazione con altre piattaforme aziendali come CRM, Website, gestionali del magazzino, i sistemi ERP offrono un contributo essenziale per automatizzare flussi di lavoro e attività.

Tuttavia per conseguire questi importanti risultati è fondamentale conoscere le caratteristiche di questi strumenti. Soprattutto considerare i giusti elementi da valutare per l’implementazione in azienda.

Software gestionali e ERP: cosa sono e in cosa si differenziano

Software gestionali ed ERP sono inevitabilmente diventati (affermazione banale ma non scontata) uno strumento fondamentale per ogni azienda di qualsivoglia settore. Piccola, media, nazionale o internazionale, in quanto supportano e sincronizzano ogni processo, migliorando e velocizzando nel complesso tutta la gestione delle attività aziendali.

La loro scelta dipende da diversi macro-fattori, alcuni prettamente tecnici. Altri più legati alle particolari necessità e alla tipologia di gestione di ogni realtà imprenditoriale. Tra i più importanti bisogna considerare:

• Grado di personalizzazione e flessibilità
• Livello di automazione e integrazione
• Possibilità di integrare nuovi processi e attività
• Quanti e quali reparti supporta il software

Identificare, e quindi scegliere, il prodotto più giusto e ideale. (O anche solo quello più personalizzabile) richiede quindi di misurare le necessità aziendali e di stabilire dei criteri entro cui valutare le possibile soluzioni. Anche nell’ottica di una futura personalizzazione del sistema.

Un primo passo in questa ricerca della soluzione gestionale migliore è avere coscienza delle differenze tra software gestionali ed ERP.

Software di Enterprise Resource Planning (ERP) sono piattaforme in grado di adattarsi maggiormente ai processi aziendali che caratterizzano una determinata realtà aziendale. Supportando e integrando tutte le attività che la concernono in una sorta di flusso unico.

I software gestionali invece non operano in maniera così integrativa, ma sono piuttosto utili a valutare, rendicontare e riepilogare le attività di diverse funzioni aziendali.

La differenza in sostanza vige proprio sul sostantivo “integrazione”. Quindi sulla capacità del software di gestire informazioni, processi e funzionalità in maniera organizzata o se lo scopo è più semplicemente quello di tenere monitorata la situazione.

Con un ERP si governa l’azienda unendo le molteplici attività. Con un gestionale si tengono sotto controllo i flussi e le risorse coinvolte nelle diverse aree (come amministrazione, produzione, marketing, commerciale, risorse umane, ecc.) realizzando un consuntivo.

Entrambe le tipologie di software sono generalmente pensate per facilitare il lavoro. (Possono essere installate sui server aziendali come sui singoli terminali, o ancora essere disponibili in cloud) e offrire una visione d’insieme utile a chi ne fruisce.

Ma, come ribadito prima, l’ERP offre un’interfaccia unica e personalizzabile con cui il sistema può gestire in maniera integrativa tutte le funzioni utili all’azienda. Mentre il gestionale offre diverse operazioni non rendendo sempre possibili “collaborazioni” fra le diverse aree e relative attività. Pensiamo ad esempio ai gestionali per la fatturazione o la gestione del magazzino.

Non si intende con questo paragone manifestare la superiorità di un sistema piuttosto che di un altro. Gli obiettivi che si pongono sono diversi e così la loro efficacia.

Può essere utile allora specificare alcune singole caratteristiche sulle quali si differenziano software gestionali ed ERP:

• Il gestionale prevede generalmente una suddivisione dei database in base alle aree aziendali. Mentre l’ERP sfrutta l’integrazione per unire i dati e garantire l’aggiornamento dei dati condivisi.
• Le funzioni integrate negli ERP, a differenze dei gestionali, facilitano la comunicazione fra i diversi reparti dell’azienda.
• Le piattaforme gestionali sono pensate per singoli compartimenti. Grazie ai quali è possibile gestire con facilità i singoli processi. Gli ERP al contrario, con il loro potere integrativo, sono progettati per offrire soluzioni personalizzate e flessibili.
• Il flusso lavorativo di un gestionale punta a rendere efficiente e facilmente monitorabile una determinata funzione o insieme di processi aziendali. Quello di un enterprise resource planning massimizza l’operatività automatizzata di tutto il sistema.
• Il controllo nei gestionali avviene per settori. L’integratività degli ERP lo riassume a livello complessivo.

In sintesi possiamo concludere che quindi anche gli obiettivi di gestionali e software ERP sono differenti.

Obiettivo dei software ERP: I software ERP hanno il principale obiettivo di automatizzare processi e flussi di lavoro attraverso diverse aree e funzioni aziendali. Grazie ad una perfetta integrazione di dati e informazioni.

Obiettivo dei software gestionali: I gestionali sono invece più focalizzati sul raccogliere dati e analizzare risultati di processi o attività relativi ad una particolare area o funzione aziendale. Lo scopo primario dei gestionali è raccogliere, salvare e organizzare le informazioni affinché siano facilmente consultabili.

In conclusione quindi la prima cosa che dovresti considerare è se hai bisogno di un software ERP o di un software gestionale.

Gli 8 aspetti da valutare prima di scegliere software gestionali o ERP nella tua attività

Viste le differenze funzionali che caratterizzano software gestionali ed ERP. Si può iniziare a valutare di sfruttare una e l’altra tipologia di soluzione basandosi anzitutto sulle esigenze di sistema dell’azienda e quindi sulle necessità operative.

La ricerca e conseguente scelta non dovrebbero mai essere dettate unicamente dal prezzo o dal nome dell’azienda che sviluppa il software. Per questo motivo in questo articolo non troverai la solita lista di software ma piuttosto ti forniremo tutti gli strumenti necessari per muoverti in autonomia nel tuo processo di ricerca.

Esiste un’infinita serie di criteri rilevanti (peculiarità, requisiti, componenti, funzioni, ecc..). Che aiutano a valutare quale sia la tipologia di software più necessario alla tua impresa e quindi a risolvere la domanda relativa all’opzione ideale.  

Per rendere il nostro articolo utile li abbiamo quindi raggruppati in 8 categorie riguardanti livello di integrazione, intelligenza operativa, EDI, personalizzazione, cloud, flessibilità, mobile e consumerizzazione.

Considerare questi otto elementi ti sarà molto d’aiuto sia per scegliere software gestionali, sia per scegliere i più complessi software ERP.

1. Il livello di integrazione e automazione dei processi nei software

Oltre che una differenza sostanziale fra le due tipologie di piattaforme, è anche ovviamente un criterio da prendere in serio esame.

Per molte realtà produttive potrebbe infatti convenire un software capace di centralizzare e integrare tutti i processi del business in esame. (Quindi l’intera filiera), dal reperimento delle materie prime alla produzione, dalla vendita alla ricezione degli ordini, dalla consegna al servizio clienti, includendo anche gli aspetti finanziari e inerenti il marketing e l’area commerciale.

Alcuni settori industriali erano abituati a lavorare secondo cicli stagionali (come ad esempio abbigliamento e calzature) e sebbene i prodotti seguano ancora questa suddivisione non c’è più interruzione, ma un flusso di commercializzazione continuo per tutto l’anno in cui assumono maggior valore logistica e attività promozionali. In questo l’EPR si dimostra un validissimo alleato. In quanto integra tutti (o parte di) questi processi chiave alla ricerca di un vantaggio competitivo e di margini sempre più ottimizzati.

Il primo aspetto per misurare l’efficacia del software EPR. Dopo aver valutato la sua convenienza rispetto a un classico gestionale, risiede perciò nel livello di integrazione e automazione dei processi offerto. Ovvero su quanti aspetti include la gestione condivisa e come ne migliora l’efficacia.

2. Software gestionali: l’intelligenza operativa a disposizione

Il quantitativo di informazioni, analisi e dati che software gestionali ed ERP raccolgono e categorizzano hanno un notevole valore in quanto possono essere sfruttati a livello operativo e reportistico, ma non solo: ci sono dei vantaggi conseguibili anche da un punto di vista di azioni intelligenti da eseguire all’interno dei singoli processi.

Vuol dire verificare la disponibilità di strumenti (presenti soprattutto nei software di ultima generazione) capaci di migliorare la gestione dei dati con l’obiettivo di ottimizzare margini, servizi, crescita e produttività. Per numerose attività, marketing e vendita in primis, il dato è uno dei fattori più importanti in assoluto. Godere di una gestione intelligente dello stesso può rivelarsi fondamentale per la crescita dell’azienda.

Avere a disposizione dati intelligenti significa quindi poter verificare in ogni momento le performance aziendali in tempo reale e comprendere come queste influenzano le attività core aziendali e il raggiungimento degli obiettivi.  Strumenti in grado di fornire tali informazioni ai manager e ai decisori aziendali permettono di sfruttare un’intelligenza operativa, ovvero permettere la risoluzione di problemi e criticità prima che possano impattare negativamente i risultati aziendali.

 

3. EDI (Electronic Data Interchange): l’interscambio di informazioni codificate tra sistemi informativi

Si tratta di una necessità che emerge soprattutto per imprese inserite in una catena del valore complessa o in un network di fornitura e distribuzione molto articolato.

Ad esempio il caso di un fornitore che ha relazioni con un alto numero di imprese clienti potrebbe trovarsi a dover risolvere frequentemente problematiche relative a inadempienze nello scambio di documenti commerciali (generalmente tramite e-mail). Problematiche che possono impattare negativamente sulle prestazioni del proprio business e quindi sugli stessi margini (oltre che, di conseguenza, nei rapporti con i clienti).

Avere piattaforme capaci di regolarizzare e monitorare questi scambi e i rapporti legati a essi può ovviare a queste eventualità negative, diventando persino cruciali per il futuro dell’azienda.

L’integrazione di uno strumento EDI elimina anzitutto la necessità di un ulteriore software esterno e assicura che la documentazione riguardante  ordini, fatture, spedizioni, inventario e altro ancora sia sempre regolare e ben organizzata.

Attraverso un sistema EDI le aziende coinvolte, a prescindere dal loro rapporto, possono scambiarsi informazioni e documenti attraverso un linguaggio comune e codificato che appunto permette l’integrazione con altri sistemi informativi, automatizzando ad esempio le attività collegate tramite software ERP.

4. Conoscere la specializzazione aziendale dei fornitori aiuta a fare la migliore scelta

Per molte aziende la scelta di un sistema ERP o l’implementazione di un nuovo gestionale rappresentano una delle scelte IT potenzialmente più costose in termini di risorse finanziare e tempo necessario per l’implementazione dei nuovi strumenti.

Uno dei criteri più importanti da utilizzare per restringere l’elenco dei fornitori di software ERP o gestionali per la tua azienda. Sono le precedenti esperienze e le competenze di un potenziale fornitore nel tuo settore.

Non esistono software gestionali o ERP che sono originariamente adatti a diverse tipologie di aziende e settori mercato.  Per questo motivo identificare fornitori che sono stati in grado di sviluppare soluzioni sulla base di dinamiche competitive e organizzative del tuo settore è sempre una strategia vincente.

In questo caso il tuo fornitore saprà quali funzionalità del software sono realmente in grado di darti un vantaggio competitivo tangibile e soprattutto è già stato in grado di tradurre esigenze specifiche del tuo contesto competitivo in funzionalità del software scalabili.

Un ulteriore vantaggio è dovuto al fatto che le personalizzazioni e le modifiche a software gestionali e soprattutto ERP possono essere molto costose e difficili da gestire nel tempo. Ricorda sempre che più personalizzi un qualsiasi software per la sua prima implementazione più sarà potenzialmente difficile aggiornarlo nel tempo.

In tal caso scegliere un software gestionale o ERP che è stato progettato in maniera quasi dedicata per la tua attività e contesto di mercato. Ti permetterà di avere a disposizione una soluzione più flessibile, meno costosa e più facilmente aggiornabile.

 

5. Server o cloud: il posizionamento in remoto sta diventando imprescindibile

La possibilità di salvare documenti, risorse e dati in remoto (per l’appunto sul cloud). È diventata pratica quotidiana e riguarda l’ambito personale come, soprattutto, quello aziendale.

E ugualmente può riguardare e rappresenta un valore aggiunto quando si acquista software gestionali ed ERP. Significa operare una scelta generalmente più moderna, comoda e funzionale, quindi strategica.

Le piattaforme ospitate in cloud presentano costi significativi ma i benefici operativi sono ben più rilevanti per le aziende che vogliono sfruttarne le funzionalità. Non è un caso che questa tipologia di software (che sia un classico gestionale o ERP) stia prendendo sempre più piede.

I software gestionali e ERP basati su cloud offrono infatti i seguenti vantaggi:

– Velocità di implementazione: Gli investimenti in nuovo hardware e lenti aggiornamento non sono più necessari per i sistemi basati su cloud web based. Infatti il sistema viene implementato e aggiornato senza il bisogno di interazioni umane.

– Accessibilità a nuove funzionalità: Poiché gli aggiornamenti sono più veloci e rapidi, vengono implementate più facilmente nuove funzionalità, migliorando di conseguenza il funzionamento e l’efficacia dei software.

– Aumento della qualità dei dati e integrazione: Poiché i sistemi ERP e gestionali basati su cloud sono orientati al Web, l’integrazione e l’accuratezza dei dati migliorano notevolmente. La tecnologia avanzata può superare i vecchi software on-premise che mancano di accuratezza dei dati e di integrazione complessiva del sistema.

– Server non fisici: La manutenzione del sistema hardware non è più necessaria semplicemente perché non c’è più nulla di fisico. Questo è un grande vantaggio per ottimizzare l’impiego di risorse umane in aree dove una strumentazione hardware è ancora necessaria e il suo funzionamento costante è indispensabile.

6. Quanto contano flessibilità e adattabilità in una piattaforma gestionale

La velocità con cui progrediscono i diversi settori industriali nel mondo attuale è un fattore che i software devono obbligatoriamente mettere in conto, garantendo un supporto adeguato e implementabile, capace di adeguarsi con flessibilità a un business che viene continuamente innovato in ogni aspetto dell’intera filiera.

Le diverse aree dell’azienda sono infatti solite cambiare e progredire continuamente nei singoli processi per seguire l’andamento del mercato. Di conseguenza i software presi in esame per la gestione, standard o ERP, andrebbero scelti valutandone la loro capacità di adattarsi a quei processi che evolvono, alle nuove strategie aziendali, alle tendenze del settore e persino alle esigenze dei clienti.

Ciò è possibile a livello funzionale solo se dispongono di strumenti sufficientemente flessibili per modificarne con efficienza la funzionalità finale, in modo da non perdere competitività rispetto alla tecnologia e ai concorrenti. Adeguamenti necessari per rimanere ancorati alla rinnovata domanda  sul mercato e ottimizzare nuovamente in definitiva ricavi, margini, costi, ecc…

Software gestionali: ulteriori vantaggi

Tra gli ulteriori vantaggi di un sistema flessibile pensato anche per evolversi in base alla crescita dell’impresa c’è anche il supporto fornito in ogni singolo processo a operatori e, in particolar modo, clienti, per poter rispondere a ogni richiesta in ogni momento della giornata.

Flessibilità e adattabilità sono in fin dei conti pietre angolari nella scelta di una piattaforma anche solo per un fatto di longevità e convenienza dell’investimento.  Un software troppo rigido, anche al netto degli aggiornamenti, potrebbe non rispondere alle emergenti esigenze del mercato e della clientela. Richiedendo di essere cambiato con gli annessi disagi.

Tieni sempre in conto inoltre che i flussi di lavoro sono ciò che cambia di più man mano che la tua azienda cresce.

La valutazione della capacità di strumenti ERP e anche gestionali di supportare flussi di lavoro complessi. Ma anche di fornire l’agilità e la flessibilità per cambiarli in qualsiasi momento è essenziale. Il continuo aggiornamento con nuove funzionalità ti permette di gestire flussi di lavoro più complessi e intelligenti che possono scalare più rapidamente l’azienda e fornire informazioni più preziose.

Per quanto concerne i software ERP e alcuni gestionali più avanzati le funzionalità di reporting possono essere avviate da qualsiasi flusso di attività. Garantendoti un risparmio di tempo e un sistema di monitoraggio automatizzato.

7. Il mondo è mobile, devono esserlo anche i software gestionali ed ERP

È scontato, ovvio e banale evidenziare come gli smartphone stiano cambiando radicalmente la società, il nostro modo di comportarci e quindi anche i diversi scenari competitivi aziendali.

Ragion per cui un criterio ormai ineluttabile di scelta viene dalla capacità delle piattaforme di essere usufruite anche da smartphone e tablet. Per una realtà che, ad esempio, produce e distribuisce beni di consumo diventa fondamentale poter gestire in ogni momento e da ogni luogo i processi inerenti la vendita e il rapporto con fornitori e clienti grazie ai propri dispositivi.

Inoltre la possibilità di gestire in mobile svincola la necessità di lavorare da una scrivania dell’ufficio, offrendo maggior flessibilità alla forza lavorativa.

La mobilità è un imperativo contemporaneo per il ruolo che ha assunto nella vita di tutti e a livello imprenditoriale la sua utilità può includere ogni aspetto della filiera, così come imperativo nella tua scelta dovrebbe essere la valutazione di tale supporto integrato al software da scegliere per l’azienda.

Senza contare che smartwatch e altri dispositivi indossabili saranno in futuro strumenti altrettanto utilizzati per la fruizione di software gestionali ed ERP.

8. Cos’è la consumerizzazione e perché va presa in esame nella scelta

C’è infine un ultimo aspetto da prendere in considerazione nell’acquisto di una piattaforma per l’azienda. La consumerizzazione, o più semplicemente l’intuitività e la facilità di utilizzo.

In pratica si sta parlando dell’interfaccia di una determinata piattaforma e di quanto l’interazione con essa risulti rapida e intuitiva. Vuol dire evitare di perdere troppo tempo nella formazione della forza lavoro e accelerare la gestione dei processi.

Auspicabilmente gestionali e software ERP dovrebbero diventare “facili” come gli attuali social network. Consumerizzazione infatti significa proprio questo: un trend di innovazione tecnologica secondo cui la progettazione e il conseguente uso di nuovi strumenti in contesti lavorativi vengono dettati dall’evoluzione di tecnologie personali, come ad esempio i Social Media.

Parlare di consumerizzazione in ambito ERP e gestionali è particolarmente importante perché sempre più spesso le imprese considerano la tecnologia come il fine e non come il mezzo per raggiungere un determinato obiettivo.

Software gestionali e ERP nascono e sono progettati per essere strumenti in grado di offrire risposte e soluzioni a reali problemi di business, per questo sottavalutarne la facilità di utilizzo concentrandosi solo sulle funzionalità può impattarne negativamente l’efficacia nel contesto aziendale. Questi strumenti devono essere soprattutto accolti e utilizzati dal personale aziendale!

Non è un caso allora che le applicazioni ERP e gestionali più avanzate stiano sviluppando “User Experiences” semplici, assistite e conversazionali che richiamano esplicitamente al vasto scenario dei Social Media.