L’utilizzo del VoIP in azienda
Scopri cos’è il Voice Over IP e perché l’utilizzo del VoIP in azienda è fondamentale
Avere una buona comunicazione con i clienti è uno degli obiettivi principali di un’azienda. Bisognerebbe, infatti, garantire sempre all’acquirente la possibilità di ottenere supporto in modo rapido ed efficiente. Con il passare degli anni e l’avvento dei social media, il modo di fare Customer Care è però drasticamente cambiato. Nonostante servizi come le chatbots siano sempre più diffusi, molte aziende hanno scelto di non rinunciare all’assistenza telefonica affidandosi al VoIP.
Il VoIP è una valida alternativa alla telefonia tradizionale. Esso permette di effettuare chiamate sfruttando una rete privata dotata di protocollo IP, come una semplice connessione internet. Questo approccio comporta una serie di vantaggi, soprattutto in termini economici e di sicurezza: scopri perché l’utilizzo del VoIP in azienda ha riscosso negli ultimi anni così tanto successo.
Cos’è il VoIP?
Il VoIP è una tecnologia fondata su un insieme di protocolli che permette di realizzare chiamate audio-video in tempo reale tra uno o più dispositivi. Il meccanismo utilizzato per il trasporto dei dati è completamente diverso rispetto a quello adottato dalla telefonia tradizionale. Quest’ultima, infatti, utilizza una rete a commutazione di circuito mentre il VoIP si basa sulle reti a pacchetto (PBN).
Ogni sessione di comunicazione prevede l’invio di informazioni dal mittente al destinatario attraverso la codificazione di un segnale analogico in digitale. Se si effettua la chiamata tramite rete telefonica, i dati sono inviati direttamente mediante un circuito adibito. Quando si utilizza il Voice Over IP, invece, le informazioni sono riarrangiate in pacchetti e inviati anche in assenza di un canale dedicato. Ciò è possibile grazie ai router, i quali indirizzano i pacchetti verso il giusto destinatario, deviando il traffico in caso di cambiamenti o imprevisti.
Una volta a destinazione, i pacchetti sono riconosciuti mediante l’header, il quale contiene informazioni fondamentali come l’indirizzo del mittente e del destinatario. Il Voice Over IP riduce al minimo la latenza e i ritardi della comunicazione attraverso il protocollo di trasmissione RTP (Real-Time Transport Protocol).
Le reti a pacchetto consentono, per via della loro struttura, una comunicazione elastica, sicura ed affidabile. Per questo motivo, l’utilizzo del VoIP in azienda può avere dei risvolti interessanti.
L’utilizzo del VoIP in azienda: i vantaggi
Collegare i software gestionali ad un sistema VoIP significa poter raccogliere e sfruttare un quantitativo più elevato di dati relativi alla clientela. Ciò garantisce un costante flusso di feedback da utilizzare come spunto per migliorare le performance aziendali: ma c’è di più. Ad essere ottimizzata non è solo la quantità, ma anche la qualità dell’interazione.
Il VoIP, infatti, rende la customer service più reattiva ed efficiente, grazie ad una migliorata gestione delle chiamate in entrata e in uscita, alla funzione di recall automatico e di segreteria. Questo assicura anche una maggiore produttività, in quanto è possibile eseguire dei tasks in maniera completamente automatica e dunque potenzialmente esente da errori.
Un ulteriore aspetto da considerare è la centralizzazione dei servizi: con l’impiego dei centralini software è possibile godere dei vantaggi citati anche in presenza di enormi distanze fisiche tra i diversi uffici. L’utilizzo del VoIP in azienda diventa quindi essenziale in caso di medie e grandi aziende aventi sedi dislocate.
Ad essere incrementata, inoltre, è anche la scalabilità: i centralini VoIP sono completamente modulabili. E’ possibile associare nuovi interni e migliorare l’assetto dell’assistenza clienti senza costi aggiuntivi.
Aldilà dei vantaggi di gestione, vi sono dei benefici riguardanti anche l’aspetto economico. Grazie all’utilizzo dei centralini VoIP, i costi delle chiamate di lavoro sono nettamente inferiori rispetto alla telefonia tradizionale. Questo accade perché, a differenza della rete telefonica che richiede dei canali ad hoc per l’invio di informazioni, il VoIP necessita soltanto di una connessione internet. Perciò il costo dei servizi (soprattutto in caso di comunicazioni internazionali) è molto più basso, così come quelli di manutenzione dell’hardware.
Come adottare la tecnologia VoIP in azienda:
L’applicazione del VoIP in azienda riguarda principalmente la sostituzione dei centralini fisici con quelli virtuali, basati sui telefoni software. I centralini VoIP sono molto efficienti in quanto depotenziano le distanze fisiche tra il lavoratore e l’azienda, ma soprattutto tra l’azienda e il cliente. Data la predominanza del software, è possibile effettuare chiamate con lo stesso numero da qualunque luogo, impostare code di attesa automatiche, raccogliere più facilmente dati relativi alle chiamate e molto altro.
Integrazione con altri software: sfruttare la tecnologia VoIP per migliorare i servizi al cliente
Assicurare ai clienti un canale di comunicazione rapido e semplice da raggiungere è essenziale. Grazie all’integrazione del VoIP con i software gestionali, ogni azienda può facilmente migliorare la qualità delle sue prestazioni in questo ambito.
Il principale vantaggio dell’integrazione di un sistema VoIP ai software gestionali è legato alla possibilità di automatizzare, attraverso i workflow, le principali operazioni telefoniche. Un workflow (o flusso di lavoro) è un modello che permette di effettuare dei tasks non appena le condizioni di trigger sono soddisfatte. E’ possibile, ad esempio, impostare un piano di deviazione chiamate in momenti prestabiliti o attivare la tecnologia Interactive Voice Response (IVR). Questo consente di garantire al cliente un’esperienza di comunicazione positiva e ben centrata.
Integrando il sistema VoIP ai gestionali, inoltre, è possibile automaticamente estrarre, registrare e gestire i dati del cliente (come nome, cognome e numero di telefono). L’acquisizione istantanea di tutte queste informazioni permette agli operatori di evitare inutili convenevoli e arrivare subito al nocciolo del problema del cliente. Il risultato di questa scelta è, quindi, una comunicazione più veloce e funzionale.
Il primo passo per ottenere questi benefici è integrare agli ERP e ai CRM un sistema VoIP aziendale. I CRM permettono di gestire i dati dei clienti e valutare l’evoluzione delle interazioni, mentre gli ERP semplificano la gestione dei processi aziendali, come l’elaborazione degli ordini e la contabilità. Fai comunicare i software gestionali e il sistema VoIP scelti con Semplisio. Grazie a Semplisio, infatti, potrai creare in pochi clic i flussi di lavoro necessari per assicurare al cliente un’esperienza di comunicazione più veloce ed efficace.
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