Gestione magazzino: il ruolo del workflow

Il ruolo dei workflow nella gestione del magazzino

La gestione del magazzino è un’attività di fondamentale importanza per qualsiasi azienda, che si tratti di vendita all’ingrosso, al dettaglio, o attraverso uno store digitale.

Per le aziende che operano attraverso e-commerce, esiste un’alternativa a quella di possedere uno o più magazzini fisici: il cosiddetto dropshipping: soluzione diffusa tra tutti quei venditori interessati a proporre l’acquisto di articoli tramite appositi accordi tra esercenti e produttori: chi possiede uno store del genere si limita quindi a fare da tramite tra il fornitore ed il consumatore. Senza doversi preoccupare di reperire e consegnare il prodotto.

La merce viene spedita direttamente dal fornitore all’utente finale. In questo modo, il magazzino viene completamente escluso dal processo di vendita.

Per tutte le aziende di e-commerce che, invece, scelgono di optare per un magazzino proprio, è molto importante impostare e portare avanti un controllo rigoroso della gestione del magazzino.

 

L’importanza della corretta gestione del magazzino

 

 

Una gestione del magazzino approssimativa o errata, può avere gravi conseguenze, sia sui flussi di lavoro aziendali complessivi che, in ultima analisi, sul fatturato. Si tratta, chiaramente, di un’attività che richiede la valutazione di vari aspetti, per essere condotta in modo efficiente e sicuro.

Eppure, molte aziende ancora non hanno compreso l’importanza di una logistica efficiente, supportata da software adeguati che gestiscano in modo impeccabile i workflow di settore. E la necessità di investire tempo e risorse per ottimizzarla.  La gestione magazzino, infatti, non si limita alla mera amministrazione dei flussi dei prodotti in entrata e in uscita. O alla sola gestione degli spazi di stoccaggio.

Gestire il magazzino comprende il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce. Sia fisicamente che nel software gestionale. Da cui andrà scaricata d ogni vendita, l’emissione di documenti legati alla vendita e la gestione digitale di ciascuno di essi.

Ovviamente, il numero e la complessità delle operazioni, dei compiti e delle competenze, aumentano con l’aumentare della dimensione della struttura. Della quantità e del numero di categorie di prodotti, la natura di questi, etc.

 

I 4 pillar per gestire il magazzino

 

• Documentazione di gestione del magazzino: i documenti sono necessari non solo ai fini fiscali o simili, ma sono una utilissima fonte di informazioni che, se sfruttata a dovere permette di migliorare notevolmente la gestione di magazzino.

 

• Personale addetto al magazzino: la scelta di personale capace e qualificato, la sua formazione ed aggiornamento, è la base per una gestione di qualità.

 

• Sicurezza del magazzino: fondamentale per garantire la continuità del lavoro, la qualità e rapidità della gestione e la salubrità dell’ambiente. Se un magazzino è sicuro, chi vi lavora sarà più stimolato, il lavoro sarà agevole. Si diminuiranno drasticamente il rischio di infortuni, che oltre che sulla salute, incidono negativamente anche sul fatturato.

 

• Logistica del magazzino: il controllo dell’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche, che governano i flussi di materiali e delle relative informazioni d’origine e di destinazione. È un’attività chiave, che deve essere sempre verificata e perfezionata. Il controllo e l’ottimizzazione delle procedure e delle fasi di vita dei materiali e dei prodotti, può fare la differenza. Non solo per la gestione del magazzino ma per tutti i flussi aziendali.

 

Documenti di gestione del magazzino

La parte documentale deve essere necessariamente perfetta: deve prevedere la rigorosa osservanza di tutte le prescrizioni di legge, nonché la corretta conservazione digitale, all’interno di tutti i software che concorrono al flusso di gestione dei documenti.

• Documento di trasporto o DDT: il documento previsto dalla legge per il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria) è fondamentale.
• Fatture di acquisto e vendita: necessarie, aldilà del loro valore fiscale, per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino. Nel caso di una realtà strutturata, in magazzino non si avranno fatture ma solo i DDT, e le fatture saranno invece gestite dall’amministrazione.
• Documentazione d’inventario: importante tenere una lista aggiornata di tutti i prodotti in magazzino e del loro valore, utile inoltre a tenere sotto controllo la situazione delle scorte.

Sembra ovvio sottolinearlo, ma è importante prevedere l’utilizzo di software per gestire l’attività di tracciamento e gestione delle scorte. L’uso di un software può semplificare fortemente tutte le attività di magazzino (ad esempio attraverso l’uso dei codici a barre e lettori ottici per velocizzare tutte le operazioni di carico e scarico), ed inoltre limitare enormemente errori di digitazione e di lettura

Tale software andrà poi integrato con il gestionale e tutti gli altri programmi che concorrono alla gestione di una vendita.

 

Il Workflow per la gestione degli ordini e-commerce: preparazione e spedizione della merce  

 

 

Entrando nel dettaglio della gestione di un ordine da e-commerce, proviamo ad esaminare il corretto workflow da impostare, ed i software che ne sono protagonisti, in modo particolare relativamente alla gestione del magazzino.

1. Presa in carico dell’ordine del cliente da parte del modulo e-commerce: i dati verranno inoltrati automaticamente dalla piattaforma e-commerce al Gestionale (e da questo al CRM).

 

2. Verifica della disponibilità della merce: da parte del software di gestione del magazzino e/o dal Gestionale

 

3. Scarico del prodotto dal magazzino attraverso il software di gestione del magazzino (e/o dal Gestionale): i software devono scaricare il prodotto sia dall’e-commerce che dall’eventuale shop in marketplace (es. Amazon o e-Bay)

 

4. Preparazione della documentazione accompagnatoria (D.D.T. o Fattura): in questo caso il Gestionale deve comunicare i dati dell’acquirente al programma di gestione fatture, senza possibilità di errore. E ‘importante anche distinguere se l’acquisto avviene da marketplace o da e-commerce proprietario.

 

5. Spedizione della merce con collegamento alla piattaforma di shipping. Spesso i piccoli e-commerce gestiscono in autonomia le spedizioni, senza particolari convenzioni con grandi piattaforme. Invece, avendo un flusso di vendite più cospicuo, può essere utile stipulare una convenzione con una piattaforma di shipping. La quale gestisce in autonomia i vari corrieri per le consegne, a seconda delle zone e delle preferenze del cliente.

 

In tutti questi casi, le azioni devono essere integrate tra loro in tempo reale, altrimenti il processo di vendita potrebbe subire dei ritardi o comunque delle problematiche, ostili al buon fine del processo.

Connettori di piattaforme come Semplisio, possono gestire questi workflow in modo semplice ed intuitivo, senza particolari problematiche, tra piattaforme software che espongono le proprie API.

Altri consigli utili per i piccoli e-commerce

Può essere molto efficiente un meccanismo automatico che dal Gestionale stampi (in fase di chiusura della conferma d’ordine) direttamente in magazzino, le etichette relative ai prodotti ordinati dal cliente.

Potrebbe inoltre essere necessario attendere l’evasione di merce dal fornitore per completare la consegna; in questo caso, si può prevedere, al momento del carico a magazzino della merce ricevuta, una funzionalità nel software aziendale che assegni, in base ad una regola di priorità (magari semplicemente temporale), i prodotti ricevuti ai singoli clienti che li hanno ordinati.

Tutte queste funzionalità sono gestibili attraverso opportuni workflow. Impostati con l’aiuto di un connettore come Semplisio, che riesce ad integrare tra loro le piattaforme protagoniste del processo di vendita, attraverso l’esposizione delle API. Automatizzando il passaggio dei dati necessari al completamento di tutti i processi.

Contattaci per avere maggiori informazioni su come far comunicare nel modo giusto il proprio gestionale aziendale. In questo modo, potrai rendere il processo di vendita il più efficace possibile.