In Digital Marketing, E-commerce, Gestione aziendale

Come sincronizzare i dati del tuo e-commerce

Gestire uno store online nel 2021 è diventata una scelta di business imprescindibile per moltissime imprese, piccole e grandi. 

L’enorme crescita del fatturato globale degli e-commerce, in seguito al blocco delle attività dei negozi fisici in tutto il mondo per la Pandemia di Covid 19, ha convinto anche gli imprenditori più scettici a dotarsi di un e-commerce. 

Pur essendo diventato relativamente semplice personalizzare un modulo e-commerce sulla propria attività, resta sempre fondamentale fare attenzione alla gestione delle informazioni tra i diversi software coinvolti nel processo di vendita: modulo e-commerce con carrello, vendite, gestione pagamenti resi etc.; ERP con anagrafiche clienti, spedizioni e magazzino; software di fatturazione elettronica, piattaforme di dropshipping e successiva gestione dei clienti tramite CRM.

Il rischio è, se la sincronizzazione dei dati non è perfetta, di perdere informazioni preziose al passaggio tra un software e l’altro.

L’attività di e-commerce prevede moltissimi adempimenti pratici, che richiedono una gestione molto attenta, perché vi sono coinvolti numerosi dati che transitano attraverso varie piattaforme, in un complesso flusso di lavoro. 

Vediamo, a grandi linee, quali sono i passaggi

  • Anagrafiche clienti, che dovranno necessariamente transitare da un software ad un altro
  • Gestione della merce (descrizione, prezzi, offerte e scontistiche)
  • Ordini in arrivo, emissione fatture, DDT
  • Carico e scarico del magazzino
  • Flusso invio email di conferma ordine e successive
  • Diversi sistemi di pagamento digitale
  • Piattaforma di shipping
  • Assistenza clienti (anche telefonica)
  • Eventuali resi

Di fatto, la gestione sincronizzata dei dati che transitano tra le piattaforme, non è un’operazione affatto scontata, soprattutto se al modulo e-commerce, all’ERP, al CRM si affiancano i marketplace come Amazon ed e-Bay.

Sincronizzazione dati tra e-commerce ed ERP

La sincronizzazione tra e-commerce ed ERP, consente di mettere in comunicazione le due piattaforme per controllare i flussi di dati, permettendo di monitorare strettamente l’efficacia del processo di vendita e, di conseguenza, la soddisfazione del cliente.

I sistemi ERP di ultima generazione, mettono a disposizione delle aziende funzionalità avanzate per la configurazione dei prodotti e la gestione del catalogo: la sincronizzazione del feed dei prodotti dal gestionale all’e-commerce e viceversa, è il primo aspetto di cui tenere conto nel momento in cui si gestisce un negozio online. 

Senza un sistema di sincronizzazione automatica dei dati, gli acquisti effettuati dagli utenti dell’e-commerce dovrebbero essere presi in carico da un operatore e importati manualmente all’interno dell’ERP. 

Si tratterebbe, ovviamente, di un processo che rallenta il flusso di lavoro, che dovrebbe essere ripetuto e controllato più volte al giorno, in più non privo di rischi: si pensi alla possibilità che il prodotto ordinato non sia più disponibile al momento dell’inoltro all’ERP.

La sincronizzazione dei dati tra le due piattaforme, invece, permette di aggiornare le disponibilità dei prodotti in tempo reale, evitando scenari di questo genere, migliorando notevolmente l’esperienza d’acquisto del cliente ed alleggerendo il carico di lavoro degli addetti all’e-commerce.

 

 Sincronizzazione dati tra e-commerce e CRM

 

Le sincronizzazioni dei dati all’interno di uno shop online non riguardano solo l’ERP, ma anche il database clienti gestito dal CRM

L’integrazione tra questi sistemi è fondamentale per garantire una buona esperienza utente, per ottimizzare i processi aziendali e migliorare le performance di marketing e vendite.
Proviamo a fare un esempio sull’importanza della sincronizzazione dei dati tra queste piattaforme: un cliente effettua un ordine dall’e-commerce e, successivamente, aggiorna l’indirizzo di spedizione: se il trasferimento dei dati al CRM non avviene in modo sincronizzato, è molto probabile che il pacco venga spedito all’indirizzo errato.
Allo stesso modo, se i dati relativi ai trend di vendita, ai comportamenti e alle preferenze degli utenti non venissero aggiornati in tempo reale, si rischierebbe di generare un disallineamento anche in merito alle informazioni utilizzate dal marketing per le proprie strategie, le campagne ADV, l’email nurturing etc.

La sincronizzazione costante delle informazioni tra e-commerce e CRM, invece, permette di mantenere sempre il controllo a 360° della situazione generale, anche al fine di personalizzare l’esperienza d’acquisto dei customer e di organizzare con maggiore razionalità sconti e promozioni.

 

Sincronizzazione dati tra e-commerce e marketplace

 

Aggiungere alla vendita su e-commerce anche quella su marketplace, è una scelta di business logica e condivisibile, soprattutto visto il peso che hanno questi canali sulla ricerca organica da Google. 

È fuor di dubbio che, se non siete Adidas o Nike, qualora un utente cercasse sul motore di ricerca un prodotto dei due brand, non uscirebbe certo per primo il vostro e-commerce di prodotti sportivi

E tuttavia, potreste posizionarvi sotto i link dei grandi brand, grazie al vostro shop su Amazon. 

Ciò non significa che gestire uno spazio su marketplace sia semplice. Vi sono molte considerazioni da fare. 

Qui ci concentreremo sull’importanza di sincronizzare i dati del magazzino, nonché del catalogo prodotti, con il modulo e-commerce ed il marketplace. La sincronizzazione dei dati rende possibile configurare le schede prodotto impostandone la descrizione, le varianti, i codici identificativi, i materiali e le immagini, per importarle facilmente nella piattaforma di riferimento, riducendo tempi di caricamento, errori e discrepanze.

Inoltre, è di fondamentale importanza sincronizzare anche il listino prezzi, per evitare spiacevoli discrepanze tra e-commerce e marketplace. O anche, creare più listini differenti, a seconda del canale, e sincronizzare ciascuno di essi con le diverse piattaforme di gestione e con il magazzino.

Tutti gli aggiornamenti sul prodotto devono essere sincronizzati tra queste piattaforme: se diminuiscono le disponibilità in magazzino, sia lo store online che il negozio sul Marketplace devono essere aggiornati.
Il rischio è che possano terminare i prodotti, continuando a registrare vendite che non è possibile concludere.

Inoltre, può capitare di dover effettuare degli sconti (policy a volte obbligatoria su Amazon) oppure di decidere di fare delle promozioni esclusivamente sul proprio e-commerce.

In entrambi i casi, è necessario che i listini siano divisi e che l’ERP, o il software di fatturazione, vadano a pescare dal listino giusto. Con la sincronizzazione automatica dei listini (gestibile con Semplisio) è possibile visualizzare l’intero inventario su tutte le piattaforme di vendita.

 

Sincronizzazione dati per la fatturazione

Quando si parla di e-commerce, è necessario innanzitutto fare una distinzione tra Commercio elettronico diretto e commercio elettronico indiretto.

Per commercio elettronico diretto si intende la vendita di beni e servizi come software, immagini, libri in formato digitale, musica, etc. Si fa quindi riferimento a tutti i prodotti/servizi immateriali che ai fini IVA vengono considerati come “prestazioni di servizi”.

Per commercio elettronico indiretto si intende invece la vendita tramite internet di beni fisici che sono destinati ad essere consegnati materialmente.

A queste due tipologie di commercio online, corrispondono diverse regole in tema di fatturazione elettronica.

  • Commercio elettronico diretto e fatturazione elettronica

La normativa italiana prevede che tutti i beni immateriali che fanno parte delle prestazioni di servizi siano soggetti all’obbligo di emissione di fattura, quando richiesta dal cliente. Dal 1° gennaio 2019, come abbiamo già visto, deve essere elettronica ed inviata tramite Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. In tutti gli altri casi l’esercente ha l’obbligo di tenere il registro dei corrispettivi.

 

  • Commercio elettronico indiretto e fatturazione elettronica

La vendita di beni fisici tramite e-commerce è esonerata dall’obbligo di emissione di fattura, a meno che non venga richiesta dal cliente oltre il momento di effettuazione dell’operazione. 

Quando l’acquirente è un imprenditore che acquista il bene in relazione alla sua attività imprenditoriale, è obbligato a richiedere l’emissione della fattura.

Anche in questo caso, quando l’e-commerce deve emettere fattura, questa, dal 1° gennaio 2019, è necessariamente elettronica e deve essere inviata per il tramite del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Per far ciò, è necessario che nel sito web del negozio elettronico sia possibile accedere ad un’area dedicata dove il cliente possa richiedere la fattura, inserire i dati necessari per la fatturazione e successivamente scaricare la fattura.

La problematica più importante che molte aziende hanno incontrato nel corso dell’adeguamento alla nuova normativa, riguarda la compatibilità dei software di fatturazione elettronica con eventuali gestionali già in uso, e con il modulo e-commerce adottato. Non sempre il passaggio dei dati risulta automatico e non è raro avere problemi di integrazione tra i vari software.
Integrando l’ERP con l’e-commerce, il passaggio dei dati viene automatizzato anche per la fatturazione, velocizzando il processo di contabilizzazione degli ordini e assicurando la piena congruenza tra le transazioni online e i documenti fiscali e contabili.

 

Sincronizzazione dei dati per le spedizioni

La spedizione è parte integrante del processo d’acquisto, ed è un fattore determinante per la soddisfazione del cliente.
Il piccolo/piccolissimo e-commerce può ancora gestire le spedizioni in modalità manuale, tuttavia, quando si parla di volumi di vendita anche solo di poco maggiori, si rischia il caos.

Sincronizzando i dati tra ERP ed e-commerce, per ogni acquisto effettuato online, il sistema trasmette un ordine al magazzino, che accantona il bene per la spedizione e restituisce automaticamente un feedback, permettendo di aggiornare automaticamente il cliente in tempo reale.

Allo stesso modo, per rendere fluide, veloci e automatiche le spedizioni, è importante sincronizzare il passaggio dati con le piattaforme che distribuiscono le spedizioni ai corrieri: TNT, GLS, SDA BRT, Poste etc. 

Appena i clienti effettuano un acquisto, sarà loro chiesto di scegliere il corriere tra quelli convenzionati con l’e-commerce. Grazie alle integrazioni con i principali vettori, sarà possibile per l’acquirente concordare il giorno e l’orario della consegna, nonché monitorare in tempo reale lo stato della spedizione.

 

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