Fatturazione elettronica: come integrarla con i tuoi software aziendali

Come integrare la fatturazione elettronica con i tuoi software aziendali

Dal 1° gennaio 2019, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato italiano, e per le relative variazioni, c’è l’obbligo di emettere esclusivamente fatture elettroniche. Utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML, già in uso per la Fattura PA.

Sono esonerati i soggetti che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio, o dei minimi, quelli che applicano il regime forfettario, medici, farmacisti e società sportive dilettantistiche che hanno incassato proventi inferiori a 65mila euro. 

Questa normativa ha introdotto due vincoli fondamentali:

• Ha imposto un formato standard uguale per tutti, il già citato XML (eXtensible Markup Language);
• Ha stabilito che tutte le fatture elettroniche debbano essere inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che provvede a verificarne la correttezza e a recapitarle al destinatario finale.

Si è trattata di una rivoluzione totale per imprenditori, professionisti, impiegati amministrativi e tutti gli altri soggetti coinvolti. Ed è stato necessario, ovviamente, dotarsi di software per la gestione di questa nuova modalità di fatturazione, per adeguarsi alle direttive dell’Agenzia delle Entrate. 

Software che è stato necessario integrare con i gestionali preesistenti e le altre applicazioni usate in azienda (o dal singolo professionista con partita iva) e che funzionassero anche in cloud.

Fatturazione elettronica: il sistema precedente

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Ideato allo scopo di ridurre ed infine eliminare il supporto cartaceo, con tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione fisica delle fatture.

Prima della fatturazione elettronica obbligatoria, la fattura veniva compilata con modalità anche molto differenti: carta e penna, editor testuali o fogli di calcolo (Word, Excel), ed ovviamene usando software di fatturazione o gestionali più o meno avanzati.

I vari software in uso gestivano un proprio output di fatturazione, dal layout al contenuto (rispettando sempre l’obbligatorietà di alcuni dati che, per legge, devono essere riportati nel documento contabile). Una volta creata la fattura questa veniva, poi, spedita al cliente per vie diverse: email, posta ordinaria, o anche via fax. Il destinatario aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno dieci anni (pertanto le fatture ricevute tramite email andavano stampate).

Come funziona la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica ha cambiato completamente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, è un flusso di dati strutturati in formato digitale, scritto in linguaggio XML.
La fatturazione elettronica segue un percorso standardizzato, uguale per tutti, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che è l’unico soggetto autorizzato a smistare le fatture. Vediamone passaggi:

• La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica oppure un software gestionale aggiornato alla normativa.

 

• Viene firmata digitalmente (con firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o da un suo intermediario, in modo da garantire origine e contenuto.

 

• Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (esistono delle differenze, per le quali riandiamo a letture più specifiche sul sito dell’Agenzia delle Entrate).

 

Dopo i controlli, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento al soggetto (pubblico o privato) a cui è indirizzato. Il Sistema di Interscambio è, quindi, l’unico tramite tra gli interessati, si occupa di verificare che il formato del documento sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

 

La gestione della fattura elettronica

 

 

La fattura elettronica va compilata attraverso un software specifico di fatturazione digitale, o un gestionale aggiornato alle normative.

Il software dovrà farsi carico di:

• • Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
  • Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando eventuali problemi o anomalie
  • Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per dieci anni.

La conservazione delle fatture elettroniche è una procedura informatica che permette di attribuire valore legale nel tempo ad un documento digitale, equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che le fatture elettroniche siano conservate per dieci anni, sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

I vantaggi della conservazione elettronica sono numerosi:

• Eliminazione dei costi diretti (toner, carta, ambienti di conservazione);
• Eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
• Abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione.

L’adozione di un software di fatturazione o di un gestionale, realizzati ad hoc per la nuova normativa, è la soluzione più semplice per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria.

 

Fatturazione elettronica ed e-commerce

 

 

Quando si parla di e-commerce, è necessario innanzitutto fare una distinzione tra Commercio elettronico diretto e commercio elettronico indiretto.

Per commercio elettronico diretto si intende la vendita di beni e servizi come software, immagini, libri in formato digitale, musica, etc. Si fa quindi riferimento a tutti i prodotti/servizi immateriali che ai fini IVA vengono considerati come “prestazioni di servizi”.

Per commercio elettronico indiretto si intende invece la vendita tramite internet di beni fisici che sono destinati ad essere consegnati materialmente.

A queste due tipologie di commercio online, corrispondono diverse regole in tema di fatturazione elettronica.

• Commercio elettronico diretto e fatturazione elettronica

La normativa italiana prevede che tutti i beni immateriali che fanno parte delle prestazioni di servizi siano soggetti all’obbligo di emissione di fattura, quando richiesta dal cliente. Dal 1° gennaio 2019, come abbiamo già visto, deve essere elettronica ed inviata tramite Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. In tutti gli altri casi l’esercente ha l’obbligo di tenere il registro dei corrispettivi.

• Commercio elettronico indiretto e fatturazione elettronica

La vendita di beni fisici tramite e-commerce è esonerata dall’obbligo di emissione di fattura, a meno che non venga richiesta dal cliente oltre il momento di effettuazione dell’operazione. 

Quando l’acquirente è un imprenditore che acquista il bene in relazione alla sua attività imprenditoriale, è obbligato a richiedere l’emissione della fattura.

Anche in questo caso, quando l’e-commerce deve emettere fattura. Questa, dal 1° gennaio 2019, è necessariamente elettronica e deve essere inviata per il tramite del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Per far ciò, è necessario che nel sito web del negozio elettronico sia possibile accedere ad un’area dedicata dove il cliente possa richiedere la fattura, inserire i dati necessari per la fatturazione e successivamente scaricare la fattura.

La problematica più importante che molte aziende hanno incontrato nel corso dell’adeguamento alla nuova normativa, riguarda la compatibilità dei software di fatturazione elettronica. Con eventuali gestionali già in uso, e con il modulo e-commerce adottato. Non sempre il passaggio dei dati risulta automatico e non è raro avere problemi di integrazione tra i vari software.

Attualmente Semplisio integra perfettamente con le principali piattaforme e-commerce i sistemi Fatture in Cloud, Contabilità in cloud, Danea Easyfatt, che sono tra i software più usati in Italia da professionisti e piccole e medie imprese.

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