In Gestione aziendale
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La digital transformation ha ridisegnato le modalità in cui le imprese progettano e organizzano processi e attività. Il continuo sviluppo di software e applicazioni digitali ha infatti incentivato piccole e grandi imprese a mettere in discussione i propri modelli organizzativi e business model.

D’altra parte, la crescente competitività di strutture lean e modelli di business focalizzati sull’ottimizzazione continua dei processi aziendali ha contribuito a focalizzare l’attenzione sull’automazione dei processi aziendali, sfruttando, appunto, le nuove tecnologie digitali.

Tendenze che vengono confermate da una ricerca svolta da Coleman Parkes che ha messo in evidenza come l’automazione dei processi aziendali e la digital transformation siano due pilastri chiave per superare barriere e ostacoli allo sviluppo aziendale, rendendo le imprese più agili, proattive e quindi competitive.

Ogni azienda, grazie alla digital transformation, ha la potenzialità di analizzare in modo più approfondito la customer experience e, sulla base dei dati, automatizzare attività e processi sia internamente, sia verso l’esterno.

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Cosa si intende per automazione dei processi aziendali

L’automazione dei processi aziendali consiste in una pianificazione per gestire in modo integrato dati, informazioni e processi aziendali, ridurre costi e inefficienze e aumentare in tal modo l’efficacia e l’efficienza dell’intero sistema aziendale.

Oggi, grazie allo sviluppo di nuovi software e applicazioni, l’automazione di processi aziendali vede sempre più spesso l’adozione di piattaforme digitali che supportano le imprese ad automatizzare attività e processi.

Chiaramente, una corretta automazione dei processi aziendali dovrebbe prevedere una preventiva analisi dei processi aziendali (critici e non) e la loro dipendenza da altre attività, ruoli o funzioni interne o esterne. Successivamente, si potrà, quindi, procedere alla definizione degli strumenti più idonei per conseguire i risultati attesi.

In sintesi, possiamo affermare che l’automazione dei processi aziendali si basa su tre principi fondamentali:

 

  • Gestione centralizzata dei processi: Consente alle imprese di mappare più facilmente tutti i processi e relazioni e gestirli da un’unica dashboard o applicazione.
  • Integrazione tra funzioni: I processi aziendali sono spesso trasversali rispetto a diverse funzioni e reparti aziendali. Per questo motivo, tutte le funzioni aziendali coinvolte devono avere accesso a dati, informazioni e poter controllare avanzamento e stato delle attività.
  • Esecuzione automatica: L’obiettivo finale è quello di ridurre le attività ripetitive svolte manualmente tramite interventi umani. L’intervento umano sarà finalizzato alla controllo e al miglioramento, generando maggior valore aggiunto.

 

Automazione dei processi aziendali: quali sono i benefici a lungo termine

I vantaggi derivanti dall’automazione dei processi aziendali sono molteplici. Spesso, tendiamo a focalizzarci esclusivamente su risparmio di tempo e maggiore produttività, in virtù del minor lavoro umano richiesto.

In realtà, i benefici derivanti dall’automazione aziendale possono impattare in modo positivo tutto il business aziendale, potenziando elementi chiave e trasversali a tutti i ruoli e funzioni aziendali.

Potenziamento della comunicazione aziendale tra ruoli e reparti

L’automazione dei processi aziendali può ridurre sensibilmente il flusso continuo di email e telefonate tra i diversi reparti aziendali per coordinare lo svolgimento di processi e attività.

Se i processi inter dipartimento o funzione sono automatizzati e il loro stato reso visibile a tutti ogni ruolo o funzione aziendale saprà automaticamente cosa dovrà fare e in che modo.

Inoltre grazie ad una gestione centralizzata dei processi tutte le operazioni, richieste o modifiche saranno registrate e rintracciate, diminuendo il rischio di perdere informazioni.

Maggiore consapevolezza di ruoli e responsabilità

Dato che l’automazione dei processi aziendali richiede necessariamente una pianificazione a monte e la massima consapevolezza di ruoli e responsabilità ciò può facilitare di conseguenza una definizione delle gerarchie e dei rapporti tra ruoli e reparti. Si faciliteranno quindi processi per stabilire con maggiore precisione chi deve assegnare attività, fornire input, approvare o rifiutare output.

Ridurre costi, inefficienze ed errori

Errori dovuti all’intervento umano, incomprensioni ed equivoci su ruoli e responsabilità si traducono in inefficienze operative che comportano maggiori costi aziendali.

Ad esempio ordini e richieste evasi in ritardo, materiali e documenti mancanti, reparti non coordinati, spedizioni lente o errate, incongruenze contabili sono tutti elementi che possono diminuire la marginalità aziendale sulle vendite e generare costi aggiuntivi.

L’automazione dei processi aziendali limitando l’intervento umano e stabilendo precise modalità di svolgimento di attività tra funzioni rende tutta la catena del valore più efficiente in termini di costi e produttività e più efficace in termini di soddisfazione del cliente finale.

Maggiore controllo e capacità di analisi

Gestire processi aziendali in maniera automatizzata e centralizzata, sfruttando piattaforme e applicazioni digitali, ti permette di conoscere in ogni momento lo stato di ogni processo.

Ad esempio, se vendi online attraverso un eCommerce, potrai conoscere lo stato di evasione di ogni ordine e avere sempre sotto controllo il quadro generale; dalla gestione del magazzino ai prodotti venduti, dalla produttività del customer care alla marginalità sui singoli prodotti venduti.

Estendere l’automazione al monitoraggio delle attività significa dedicare meno tempo alla creazione di report e all’allineamento tra ruoli e funzioni risparmiando tempo.

Azioni correttive più immediate e tempestive

Se tutti i processi aziendali sono gestiti in modo centralizzato e automatizzato, oltre a poterne valutare più facilmente lo stato di avanzamento, sarà più facile individuare problemi emergenti e attivare azioni correttive.

Spesso per intervenire su processi aziendali non automatizzati bisogna attendere invece il loro completamento o nei casi peggiori un numero maggiore di problematiche dato che possono essere diffuse e quindi difficilmente reperibili tra le diversi funzioni aziendali.

Cosa può rendere difficile l’automazione dei processi aziendali

In molti casi, l’automazione dei processi aziendali non sostituirà completamente le risorse umane, ma li libererà per svolgere attività più strategiche dove l’intervento umano è spesso imprescindibile e per questo ad alto valore aggiunto.

Se desideri automatizzare i processi aziendali più ripetitivi o inefficienti devi essere a conoscenza delle sfide più comuni da affrontare quando si progettano flussi di lavoro automatizzati.

Definire in modo approssimativo e scontato le attività

Per creare flussi di lavoro automatizzati è necessario capirli a fondo, passo dopo passo. L’intero processo deve essere definito in passaggi ben definiti, in modo che le giuste condizioni attivino le giuste azioni sequenziali.

Se un passaggio in un flusso di lavoro corrente è, ad esempio, “evasione dell’ordine ricevuto online”, devi anche analizzare tutti i passaggi che questa operazione può richiedere (“invio della fattura in amministrazione”, “invio dell’ordine al magazzino e avvio della spedizione”).

Non identificare obiettivi che giustificano l’automazione dei processi

Spesso si considera l’automazione dei processi aziendali di per sé un obiettivo da raggiungere, ma con questo approccio non è possibile valutare il reale impatto dell’automazione dei processi in termini di produttività ed efficienza. I flussi di lavoro automatizzati di successo devono essere progettati tenendo conto di obiettivi chiari, ad esempio “Riduzione del tempo di risposta ai clienti da 5 a 3 giorni”.

Mentre si implementa il flusso di lavoro è necessario verificarlo lungo il percorso per garantire che vengano effettivamente fatti progressi verso tale obiettivo.

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Scegliere il software sbagliato per la gestione dei processi aziendali

Precedentemente, l’automazione dei processi aziendali richiedeva necessariamente l’intervento di programmatori IT, generando costi sostenibili solo per medie-grandi imprese.

Oggi, grazie alla digital transformation, non è necessariamente così, ma non tutti i software e strumenti per l’automazione dei progetti aziendali funzionano allo stesso modo.

Un pacchetto software progettato per la facilità d’uso potrebbe non essere abbastanza potente per fare ciò che ti serve. Viceversa, un pacchetto software abbastanza potente può avere una curva di apprendimento eccessivamente ripida, oltre ad un costo di abbonamento non sostenibile.

Occorre quindi valutare attentamente il software per l’automazione dei processi aziendali affinché sia allo stesso tempo:

  • Facile da usare,
  • In grado di offrire le funzioni che desideri,
  • Economicamente sostenibile,
  • Personalizzabile e modulabile.

Utilizzare un numero troppo elevato di piattaforme digitali

Oggi grazie alle nuove tecnologie è possibile individuare web app e software che possano svolgere qualsiasi attività aziendale e sostituire processi che prima venivano svolti manualmente e offline.

Dalla emissione di fatture alla gestione del magazzino, fino al mondo degli eCommerce dove tutto il processo di vendita può essere svolto online.

La tendenza sta diventando quella di affidare ad ogni singola applicazione web specifici task e attività ricercando una maggiore efficienza e produttività.

Tuttavia aumentare il numero di applicazioni digitali utilizzate può rendere difficile automatizzare processi aziendali tra diversi funzioni perché le informazioni e i dati saranno frammentati e dispersi tra le diverse applicazioni utilizzate.

Il problema risulta accentuato quando le applicazioni sono utilizzate esclusivamente da un solo reparto aziendale, pensiamo ad esempio al website oppure ai software per l’invio di newsletter o al CRM.

In questo scenario elaborare flussi di lavoro automatizzati che attraversino tutta la catena del valore aziendale sarà molto complesso perché bisognerà trovare soluzioni personalizzate (quindi costose) per far comunicare in modo integrato non solo funzioni aziendali, ma anche applicazioni digitali utilizzate.

È sempre meglio iniziare un processo di automatizzazione dei processi sfruttando le applicazioni esistenti piuttosto che implementarne continuamente di nuove.

Semplisio: la soluzione ideale per la gestione e automazione dei processi aziendali

Abbiamo visto perché l’automazione dei processi aziendali e la digital transformation sono due elementi chiave per garantire la competitività aziendale, quali sono i vantaggi dell’automazione dei processi aziendali e quali le sfide da vincere.

Ora ti spieghiamo perché Semplisio è la soluzione migliore per automatizzare flussi di lavoro e processi nella tua impresa.

Semplisio è un’applicazione in cloud che ti permette di integrare tutte le tue piattaforme aziendali e attraverso un’unica dashboard potrai creare e gestire flussi automatici di attività coinvolgendo diverse aree e funzioni aziendali.

Semplisio – la tua sede online

Attraverso l’integrazione di diverse piattaforme digitali viene creato un linguaggio universale, il quale ti permette di connettere tutto ciò che riguarda la gestione automatizzata dei processi che possono riguardare eCommerce, email marketing, customer care e logistica aziendale.

Il risultato principale di questa connessione di dati si ha a livello di:

  • Produttività.
  • Tempo.
  • Costi.

Semplisio, infatti, a differenza di altri software per l’automazione dei processi aziendali, ti permette di valorizzare l’utilizzo delle piattaforme aziendali che hai già implementato, gestendole in modo integrato e non più isolato.

Si tratta di un’innovazione semplice, ma che può innescare processi di miglioramento continuo personalizzando e adattando il software, e che ti offrirà maggiori funzionalità all’aumentare delle piattaforme inserite.

E’ proprio l’innovazione che riesce ad essere efficace, in quanto evita la necessità di ricorrere a complessi aggiornamenti o costosi interventi tecnici da effettuare sui software aziendali.

Semplisio diventerà il tuo partner e ti guiderà in modo da rendere la tua attività più rapida e pronta in un mercato dove la velocità di risposta non è mai sufficiente.

Quali tipologie di software e piattaforme aziendali sono integrabili con Semplisio

Per riuscire a gestire tutti i flussi di lavoro in modo automatizzato, programmare correttamente la strategia e  rimanere competitivi nel mercato attuale, è necessario connettere tutti i tuoi software aziendali.

Le informazioni che possono essere raccolte dall’unione dei dati ottenibili dalle diverse piattaforme diventano le fondamenta di una strategia efficace.

Semplisio, rendendo tali dati univoci, ti permetterà di lavorare in modo più rapido ed efficiente, realizzando vendite e profitti superiori.

Con Semplisio puoi connettere qualsiasi applicazione o piattaforma digitale dato che le integrazioni avvengono tramite API sviluppate da Semplisio che si interfacciano con quelle esposte da altre applicazioni digitali.

Non ti saranno quindi richiesti interventi di programmazione o modifiche alle piattaforme già esistenti, che spesso comportano ingenti costi.

Attraverso Semplisio potrai gestire facilmente da un’unica dashboard:

  • Software di email marketing. Puoi integrare con Semplisio tutti i software di email marketing oggi più utilizzati. Potrai facilmente creare flussi di email automatizzati o implementare follow-up in base ad azioni e attività che avvengono su altre piattaforme.
  • Software gestionali ed ERP. Tramite Semplisio potrai aggiungere nuove piattaforme digitali al tuo attuale software ERP e controllare in modo centralizzato tutte le attività relative alla logistica, all’amministrazione, al marketing e alla vendita.
  • CRM: Semplisio può potenziare il tuo CRM facendolo comunicare con tutte le altre piattaforme aziendali e aggiornando in tempo reale tutti i dati sui tuoi lead e clienti. Sarai in grado di comprendere in modo più approfondito chi sono i tuoi clienti, le loro aspettative e soprattutto il modo in cui attraversano tutto il funnel di acquisto.

Software di online booking, customer care e assistenza: Potrai gestire software per la gestione di prenotazioni e assistenza al cliente collegandoli direttamente al tuo CRM e a piattaforme di email marketing per settare automazioni e risposte automatiche.

Vantaggi dell’automazione dei processi aziendali con Semplisio

Andiamo ora a valutare a livello di organizzazione, qualità ed efficienza in che modo Semplisio supporterà la crescita della tua impresa.

Immersi nella routine, si è portati a dimenticare i benefici che possono essere apportati da una crescita ben strutturata e pianificata.

L’incremento del numero di attività e della loro efficienza, grazie all’automatizzazione di processi aziendali, permette di accelerare la crescita e affacciarsi a nuovi business.

Semplisio attraverso integrazioni e automazioni consente una rapida applicazione dei progetti di innovazione aziendale e di vederne immediatamente i risultati.

L’aumento delle vendite si realizza attraverso l’integrazione di nuovi canali, così da sfruttare le opportunità che questi offrono. L’apertura  verso i canali di vendita esteri è realizzata attraverso l’integrazione nel software per la gestione dell’export.

Tutti i programmi più innovativi per la marketing automation, grazie a Semplisio, vengono correttamente connessi così da poterne sfruttare il potenziale per semplificare e rendere strategico il digital marketing.

Inoltre alla base di un’organizzazione proficua vi è un corretto collegamento tra i reparti e come questi vengono coordinati. Semplisio aiuta a stabilire una solida collaborazione fra le varie funzioni, realizzata attraverso un libero accesso a tutte le informazioni necessarie per definire una corretta strategia aziendale.

Le conoscenze sono fruibili in ogni parte dell’azienda, indipendentemente dal software che viene utilizzato. Semplisio è in grado di creare immediatamente un magazzino dati e sviluppare report integrati che possono essere personalizzati grazie a una interrelazione fra le informazioni provenienti da piattaforme differenti.

La qualità dei processi viene aumentata e si innescherà un graduale processo di miglioramento e individuazione di best practices di gestione aziendale.

La facilità di adozione di Semplisio consente di integrare nuove automatizzazioni senza che queste vadano a interferire con il normale flusso di lavoro. La flessibilità del programma diviene un valore aggiunto che permette di soddisfare nel modo migliore diverse esigenze aziendali.

Flessibilità che non viene però estesa alla robustezza dei dati gestiti da Semplisio. Infatti, una volta inserito un dato, questo viene riportato in modo unico su ogni componente, così da ridurre gli aggiornamenti e il numero degli errori.

Gli aggiornamenti e sincronizzazioni tra piattaforme connesse sono automatici, oppure possono essere resi programmabili e quindi schedulabili. Anche in quest’occasione Semplisio riesce a gestire tale processo rapidamente.

eCommerce automation: semplifica rendi più efficace il tuo processo di vendita online

Gestisci un eCommerce? Bene, allora avrai sicuramente capito quanto sia importante automatizzare processi e attività di vendita per concentrarti sull’acquisizione di nuovi clienti, aumentarne la soddisfazione e fidelizzarli.

Sincronizzare i dettagli degli ordini tra le diverse piattaforme, gestire le spedizioni e aggiornare il tuo catalogo sono sicuramente attività che mantengono in vita il tuo eCommerce, ma sono di alto valore strategico?

Non sempre, soprattutto se la loro continua gestione non ti permette di cogliere e sfruttare nuove opportunità di sviluppo del tuo business online.

Grazie alle funzionalità di Semplisio potrai facilmente:

  • Automatizzare l’elaborazione degli ordini ricevuti sul tuo eCommerce o marketplace.
  • Inviare comunicazioni personalizzate ai tuoi clienti per aggiornarli sullo stato dell’ordine.
  • Semplificare il processo di pagamento degli ordini, la fatturazione e la contabilità, integrando il tuo eCommerce con software di fatturazione.
  • Aggiornare più facilmente il tuo catalogo in modo univoco, senza dover inserire e aggiornare dati manualmente su più piattaforme.

In questo modo le operazioni costanti e ripetitive possono essere coordinate con un presidio minimo del processo, gli ordini vengono gestiti in modo rapido, così come la relazione con il cliente può essere effettuata automaticamente e mantenendo elevata la personalizzazione.

Inoltre i dati raccolti sui tuoi clienti saranno organizzati e raccolti da Semplisio che ti permetterà di leggere e interpretare le informazioni attraverso report derivanti da tutte le piattaforme collegate.

Le risorse aggiuntive, che derivano da una gestione più efficace di queste attività, potranno essere impiegate per promuovere nuovi canali di vendita e prevedere nuove esigenze dei clienti finali.

Marketing automation: Semplisio ti aiuta a gestire nel modo migliore le relazioni con i tuoi clienti

La marketing automation nasce per rendere più efficienti le attività del tuo team di marketing senza però trascurare un alto livello di personalizzazione e creatività, assicurando allo stesso tempo una continua creazione di metriche e dati per rendere più efficaci le campagne di marketing.

Se pensi che implementare tali processi di marketing automation sia troppo complesso o sostenibile solo da imprese con grandi risorse tecnologiche e umane, in realtà non è più così.

Grazie a Semplisio potrai implementare facilmente automazioni volte a:

  • Raccogliere i lead grazie al sito web, le app o qualsiasi altro contatto con i tuoi clienti finali;
  • Fare in modo che vengano gestiti nel CRM in modo strutturato e tenere conto di ogni attività;
  • Evitare la perdita delle informazioni attraverso la sincronizzazione delle piattaforme;
  • Profilare i clienti raccogliendo i dati così da conoscerli, programmare comunicazioni personalizzate e mirate, cogliendo preferenze e caratteristiche dei tuoi clienti;
  • Gestire e guidare la relazione grazie ai dati raccolti con la profilazione continua dei contatti;
  • Implementare feedback e follow-up automatici per far sì che questi generino immediate azioni legate alla conversione dei tuoi lead in clienti e dei tuoi clienti in promotori del tuo brand.

L’assistenza al cliente con Semplisio diventa istantanea e automatizzata

Oggi i clienti non vanno semplicemente raggiunti con un prodotto o un servizio, ma devono essere letteralmente coccolati e seguiti prima e dopo il loro acquisto.

Per questo motivo, contrariamente a quanto si crede, il tuo team di assistenza clienti dovrebbe essere altrettanto importante quanto, se non più importante, degli altri team aziendali.

Dopotutto, il customer care e l’assistenza al cliente rappresentano la connessione più diretta tra i tuoi clienti e la tua attività.

Questo rappresenta un’opportunità strategica per le aziende che desiderano utilizzare la propria “esperienza cliente” per differenziare il proprio marchio ed essere più competitive rispetto ai concorrenti.

Tuttavia una delle maggiori sfide relative al customer care è proprio quello relativo alla gestione operativa, si tratta di attività difficilmente scalabili a livello aziendale, che richiedono un ingente dispendio di tempo e risorse umane.

Semplisio rappresenta anche in questo caso una la soluzione.

L’automazione strategica dei processi relativi al customer care permette di ottimizzare il modo in cui si utilizzano le risorse umane nel servizio clienti e allo stesso tempo offrire ai propri clienti un’esperienza di livello superiore.

In poche parole: Semplisio ti permette di fare di più cose con meno risorse.

Ad esempio potrai facilmente raccogliere segnalazioni in modo tempestivo, indipendentemente da fusi orari o dalla lingua utilizzata dai clienti. La gestione e la raccolta centralizzata di segnalazioni e richieste le rende univoche, diminuendo il rischio di errori quando vengono utilizzati telefono o peggio ancora carta.

Inoltre Semplisio facilita lo scambio di dati tra funzioni, quindi il tuo team di customer care non lavorerà più isolato dalle altre funzioni aziendali e potrà rispondere più velocemente a richieste e domande dei tuoi clienti.

Semplisio si configura quindi come uno strumento altamente efficace per automatizzare le tue attività di customer care attraverso:

  • Feedback personalizzati rapidi, così che il cliente riceva risposte esaustive e precise;
  • Collegamenti veloci e semplici fra tutti i dati e informazioni diffuse tra funzioni aziendali;
  • Maggiori opportunità di contatto per confermare le potenzialità del marchio e la sua affidabilità;
  • Nuove opportunità di business concrete, grazie al potenziamento delle attività di customer care.

Quindi, perché Semplisio?

Le carte ideali di un nuovo partner aziendale sono quelle della semplificazione, dell’affidabilità e della ottimale gestione di dati e informazioni, strumenti indispensabili per creare strategie concrete ed efficaci.

Semplisio incarna tutte queste caratteristiche ed è per questo che rappresenta una delle migliori soluzioni sul mercato per automatizzare i tuoi processi aziendali e far crescere la tua attività.

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